打造知识工作者的有效互动与工作平台 　　 叡扬信息CEO 张培镛

张培镛

1987年成立的叡扬信息，为资本额高达新台币2亿元，员工人数达到400人、营运据点偏布台北、上海及东京的专业软件公司。叡扬信息CEO张培镛表示，叡扬信息同时具备整合型能力与多元技术，该公司透过厚实的产业知识、软件工程及信息科技，?聚激荡出人才成熟度及跨领域整合的优势。同时拥有.Net、ASP.Net、云端运算、跨浏览器协同运算、Enterprise 2.0、Java、开放源码、公共金钥基础设施(PKI)、软件即服务(SaaS)、SOA、MySQL、SQL Server、Thin Client、UML及Web 2.0等多元化技术。

当前办公室知识型工作者工作型态，拥有许似简单，但却不易做好的细项，包括逐天、逐周、逐月、逐季乃至逐年的准备数据、开会、交办、追踪、拜访客户、写报告、经验整理，以及计划与讨论等。此外，像外部计划、内部专案及研发等多人跨时空的互动，虽然复杂性大增，但却可激荡出许多内容并可提升生产力。再者透过训练教材、职务说明、专有名词、过去经验等来建构学习环境。同时透过ISO9000、CMMI、ISO14000建立工作规范及流程。张培镛认为不藉由工作规范与习惯自然之累积，而想回头整理绝对是件困难重重的事情，但这些知识经验的积累不加以整理，也是件非常可惜的事情。

再就实体工作环到工作平台而言，上班族工作型态也适用20-80理论。因为整个工作型态大致也可划分成结构化的文数字，以及非结构化的文件，前者流程固定，可独立作业；后者非固定流程，适合协同互动。

从制式的生产线，进入到非制式创意之知识工作环境，即为当前自动化推进的主要方向。而白领自动化从数据流、文件流到活动流，可说是协同、连结与网络的大串连。叡扬信息一直在思考知识工作者有效的工作平台到底为何？传统数据型应用系统、Office及Mail到底是否够用？该公司希望借此找出并建立知识工作者的新工作平台组。

张培镛表示，所谓知识管理亦即内容仓储(Content Repository)加上Enterprise 2.0特色。所谓Enterprise 2.0具备社交网络的特性，依据MIT数码中心教授Andrew McAfee提出，社交网络必须具备SLATES特点，亦即查找(Search)、个人分类创意(Tags)、多维分类连结(Links)、延伸阅读(Extensions)、授权(Authoring)、订阅及异动通知(Signals)。叡扬信息旗下的Vitals/KM平台即具备Enterprese 2.0特色。

为了方便同事之间的信息分享，例如彼此拜访了哪些人，以及有何问题等信息。透过Vitals/KM平台的Call Report管理机制，即可在结合流程、自然累积的状况下，透过先存储、再分享，进而讨论激荡出隐性知识。其做法是公司知识工作者可将Call Report写到KM平台上，并直接在KM上Mail给相关人员参考。收到Mail的人可以方便无碍地点取并连上KM浏览Call Report。如果有任何问题或意见，可透过讨论激荡出更多的潜藏的Know-how或想法。

不仅如此，对于非结构性的文件，该平台也自动转换成可依栏位填入内容的半结构性Call Report。如此一来，该文件不但便于收寻、分类，还可贴标签存储起来，便于后续的深入讨论。此外，对于任何文件的新增或修改，该KM平台都会主动Mail给相关人员知道。

张培镛表示，针对专案经验知识库，工作人员不但可借此留下经验分享之纪录，同时可藉由分类与检索之设定，进而活化文件分享给其他人的价值。对于专案承办人员来说，难免会遇到一些问题或瓶颈，如果能力丰富的专案知识库可供参考绝对会有很大的帮助。叡扬信息Vital/KM平台不但提供包含丰富专案文件的知识库，同时专案遇到问题的同仁，可以进入分类夹中，依据问题的分类快速找寻到前人留下的智能与经验分享，进而让专案执行速度与品质都能有所提升。

为了让各种知识经验能够方便快速地相互分享与激荡，叡扬信息特别结合并支持现有大家都非常熟悉的工作平台，例如使用者可直接上传文件，抑或透过E-mail或网络芳邻分享知识。此外，也可透过抓取外部网页信息的方式分享知识。其中最方便的莫过于可由e-mail system直接推送到KM。也就是说，使用者只要收到任何觉得值得分享的邮件时，可以直接寄送到Vitals/KM平台上加以珍藏存储，然后方便快速地分享给同仁。

在分类上，该平台并允许工作人员依不同需求，自订重要信息的栏位，并依栏位填写入相关信息，如此一来，信息分类及呈现方式将更加清楚，查找起来也更加方便快速。不仅如此，该系统并支持多维度分类，可另外点选分类及贴标签。此一做法，可让不同需求的使用者，在查询数据时不致会有缺漏的状况而更加精准确实。在预算编列上，即使跟客户编列未来的预算，所有信息都可完整留存。中间有任何人员变动情形发生，所有信息仍然完整保留，接手的同仁可以很快掌握情况，让专案及预算顺利执行。

张培镛表示，对于交办事项之管理，叡扬资源特别推出TeamKube会办活工具。透过该工具可以就交办事项，追踪执行状况与成果。如此可有效提升会议的有效性，并达到协同讨论与稽催的作用。甚至符合办公室无纸化与经验传承的极致要求。更方便的是，公司人员不论在邮件系统或会办活中都可以进行交办，在邮件中做交办，会随即在会办活中产生待办与交办清单；反之在会办活中做交办，除了交办者在会办活中产生交办清单外，被交办者也会收到邮件通知。