无缝协同平台　助制造业消弭经验传承鸿沟

众所皆知，「接班人」是企业维持稳健营运的要素，遂让「二代接班」成为现今热门话题。但事实上除了经营阶层的接班布局外，现场操作人员的接班传承也十分重要，只因它是确保工厂永续运作的关键；在此前提下，愈来愈多制造业者导入知识管理系统(KM)，期望让老师傅脑海里的宝贵知识，有计划、有系统地释放出来，保留在企业。

叡扬信息创新生产力事业群顾问师林立婷指出，经由该公司与制造业者接触与辅导过程，发现退休潮比想像来得可怕，不时可见老师傅已届龄却无法退休，或资浅员工被迫以3个月短暂时间、学习老师傅累积30年的知识；甚至有些业者透露，现有的全厂员工在15年内退休完毕，一个都不剩，显见经验传承的迫切性。

许多资深员工极有使命感，都想把知识留下，除了想藉由文件管理、知识管理等方式完成师徒间一对一交班，更想延伸为「工作圈」，将所有老师傅的Know-how汇集在一起，以大幅提高知识传承效率，只可惜要让老师傅写文件，并不是容易的事。为此叡扬不断精进其Vitals ESP知识管理系统的功能，让师徒不必特意多做什麽事，日常一举一动皆能有效落实接班人计划。

林立婷说，具体的第一步做法，是师傅一边教学、徒弟一边笔记，由此产生第一版文件记录。有了这份笔记，师傅即可掌握徒弟的学习状况，也针对徒弟尚未理解的内容，转换讲解方式，让徒弟听得懂；当徒弟吸收到一定程度，即可安排到现场实作，由师傅担任影子教官，使徒弟在做中学习、学得更快。

不仅如此，企业经常要求新进同仁阅读过去重大事件处理记录，理解前辈如何一步步排解疑难杂症。一个开放式的知识管理平台，便能有效落实此事，让新进者得以跨越组织、职能，广泛阅读到最多事件案例、学习到各种处理技巧。

KM平台大幅提升跨团队沟通时效

林立婷重申，历经版本演进，现阶段的Vitals ESP不仅是知识管理「系统」，更像是知识管理「平台」，甚至加入了热门的AI元素，从过去被动查数据转变成主动推荐数据给相关的人。Vitals ESP蕴含的功能很多，最值得优先探索的三大主轴，分别是查询数据、储存数据，以及管理者运用数据。

针对查数据部分，假设使用者对于想找的内容所知有限，可藉由一般人熟知的关键字查找方式切入，若查找出来的数据量太多时，可用Vitals ESP的「查找结果再分群」功能(依据时间、作者、档案类型等维度)，来缩小查找结果。若使用者对欲查找的内容有一定掌握，可运用进阶查找，输入筛选条件并结合容错查询，加速聚焦到缺省的查询标的。

有关放数据，Vitals ESP打破过去文件只有单一存放路径限制，系以「一文多分」的概念，每个文件都只有一个实体存在的路径，但是顾虑到使用者不一定知道此文件的路径，因此可按照职务别、ISO条文、业务类型、新人学习等等各种分类，为同一份文件赋予多重主题、建立多条虚拟连结，替一些沈默文件加开多道窗，让有意查找特定主题信息的其他部门同仁，也能参考到这份文件、汲取到预期以外的知识。

另外Vitals ESP从管理者的思维出发，融入许多巧妙设计。比方说以往知识管理系统都仅有一个首页，现在Vitals ESP允许管理者依照部门、职务或专案等特定主题自订首页，弹性组合出团队须知的信息频道，便于聚焦主题掌握动态，尤其有助于让跨部门的虚拟组织弭平信息落差。除此之外，一般使用者可透过「个人自订首页」功能，把工作紧密相关的人、数据、信息组合于首页，以提升个人办公效率。

「一旦善用新版Vitals ESP，足以让许多无缘被查找、点阅的文件，被更多人看见，」林立婷说，一般File Server中的文件各自独立、彼此无关联，是「点」；如今借助Vitals ESP「相关文件」功能，将点串成「线」；接着结合贴标签或AI推荐，使得这些线再扩大成「面」，有助于触类旁通，扩大学习深度与广度。

其他有助知识传承的功能设计还有不少，例如可利用手机拍摄现场照片，再藉由Mobile App达到更实时的数据收集或分享。并运用机器人小帮手「iota」(叡扬开发的企业实时通讯系统)，实现一边沟通、一边查数据妙效，提高信息获取效率。透过「P.Map作业程序学习地图模块」，将繁杂流程化为简易清晰的视觉化呈现方式，当执行人员进行特定操作步骤，可一并检视相关工作说明、表单、FAQ、经验技巧、专家建议、最佳教案等参考信息，有效避免做错或卡关。

值得一提，待至明年第1季，Vitals ESP另将支持多项实用的新功能，例如使用者可针对原本无调阅权限的上锁文件，提出阅读申请并载明调阅理由，管理者可采取期限授权方式，准许申请人在一段时限内进行唯读或下载。此外Vitals ESP今后可根据时间栏位提供主动提醒功能，比方说管理者筛选公司内所有在8/31到期的合约，设定在10天前主动通知相关承办人；希望透过这些新功能堆叠，让员工以简单、不干扰的实作方式，轻松完成经验分享与工作传承。