FlexSystem ERP助连锁餐饮集团展现营运效益

台湾人工作辛勤之余，都想品嚐美食、犒赏自己，日本连锁餐饮集团近年积极引进新的餐饮品牌、开拓全台营业据点，并设置中央厨房，现在在台湾已经设立6个品牌、全台也有40个据点，其中包括寿喜烧、意大利餐厅、日氏丼饭与炸物…等，都能满足许多老饕的味蕾。

随着营运规模扩大和管理的挑战，导入佛莱信电脑软件的连锁餐饮公司深知针对管理流程、控管机制与分析报表...等环节皆须跟着改变，重新建立完善的企业管理架构，评估新的ERP系统，以期望跳脱过往单店经营的框架；几经评估，在多年前择定导入佛莱信电脑软件提供的FlexSystem ERP系统解决方案。

借助高弹性的ERP系统 规划长远的经营管理

业主表示，看遍许多ERP产品，深觉多数ERP供应商皆以制造业逻辑来设计系统，置入许多不适用于餐饮业的功能，架构设计也流于制式僵化，无法对准需求；舍弃众多选项后，发现唯独FlexSystem拥有餐饮业最想要的关键元素「弹性」，一来系统架构采模块化设计，允许用户导入所需模块，无需整套系统照单全收。二来系统设置上也富含弹性，用户仅需自行设定便能灵活因应新需求，不必耗时费工另辟定制化专案。

在这次的导入中，FlexSystem蕴含的弹性特质，对于持续扩张事业版图的餐饮业者来说，能让其预见未来管理方式将不断精进无疑一拍即合。伴随分店增多，不宜再用老方法指派人力逐一访视现场收集信息，应转向数字化管理，所以分析功能的好坏，也成为ERP遴选重点，而这点亦是FlexSystem的强项。

此外FlexSystem支持弹性数据的汇出汇入功能，可串接多种数据格式，意谓FlexSystem容易与其他系统进行串接，此项特色也对餐饮业主后续的专案规划产生莫大影响。佛莱信台湾区业务经理简子函指出，考量到客户长年采用旧系统，使用者已有惯性，若骤然全数转换恐形成冲击，再考量FlexSystem具数据串接弹性，决定采分阶段导入，第一阶段优先布建会计总帐、固定资产、付款及打印票据...等财务管理系统相关模块，其余进销存功能暂由旧系统继续支持，由FlexSystem介接旧系统数据；至于率先导入财务管理系统的主因，在于会计总帐是ERP的心脏，为一切数据的终点，且实施范围仅财会部门，影响程度较小，成功上线机率较大。

ERP顾问与专案负责人扮演专案成功之关键角色

佛莱信台湾区资深专案顾问庄文仪，则担任第二阶段进销存相关模块导入的顾问。此阶段前期规划约5~6个月时间，她与客户仔细讨论各部门的作业需求与流程，产出厚达80页(A4尺寸)的需求规格书，接着佛莱信工程师利用3个月时间，依规格书进行程序开发测试，整段上线历程约9个月。

庄文仪直言，相较其他案例，这次的导入执行效率明显较高，若导入的业主有ERP相关know how的对接窗口，将能提升大幅度的系统导入效率。第二阶段进销存相关模块导入，首先有效汇整内部采购、总务、财会、营业现场、中央厨房...等等所有部门的流程与需求。其次将这些内容尽可能转译为ERP系统商能理解的语言，使得庄文仪能更精准地给予系统应用上的建议并能更有效地与工程师沟通。最终佛莱信按规格书上定义好的流程，进行课程设计，分阶段实施教育训练，成功帮助每个部门加速理解各自作业流程。她建议其他有意导入ERP的企业，不妨认真培养内部ERP专案负责人此角色。

从职务需求择取报表模块 信息汇集才能聚成效益

在规划新的系统导入时，日式连锁餐饮集团深深了解要建立自主灵活的系统，才能针对不同事件状况提供最纯粹的数据，也要拥有操作的亲和力，因为仅有透过各职务的end user活用才能回报数据的效益，若达到此目标，众数的表单与数字才能见微知着，而面对业务的滋长与版图的扩大方能水到渠成。

透过FlexSystem上百张标准报表和亲和易用的枢纽分析表(Pivot Table)、FION(Financial Information ON-line)报表工具，让使用者无需学习特定程序语言，也不必强记复杂Excel函数，即可灵活地依照公司需要「自行定义」分析报表；例如管理者若希望得知各店铺损益或是当月营收成长，究竟是因为客单价提高、来客数增加或其他缘由所造成，此时只需选定所需的分析维度，即可快速生成报表。最终探索数字背后的真相，作为未来强化服务内容的建构与菜单设计的依据，而这些是以往难以做到的项目。

总归纳FlexSystem ERP导入效益：过去碍于制度与流程不明确，发生问题时，往往由同仁说了算，未必能彻底解决问题症结，如今透过新系统完整控管各项流程，有效导正以往种种疏漏，让同仁在未来的实际操作上，逐渐的去了解各个流程设立背后的原因与对未来经营管理上的重要性。并且经由正确的操作与主档数据维护流程，让连锁餐饮集团可以开始积累乾净且有分析价值的内部数据。

此外，随着经营信息完整通透，让使用方运作上得以加快数据分析的节奏，作为各部门经营决策与检讨绩效的客观依据，借助灵活的报表功能，挖掘从前看不到的魔鬼细节。伴随财务会计、固定资产、进销存、POS...等关键系统的基底趋于稳固，且促使各环节信息皆能有效串接，让业主有意善用这个基础，接续迈向科学化的现代管理进程。