协同、创新，迎战未来

叡扬信息知识生产力国际事业处加值应用暨国际事业部经理姚绍麒。

现今企业面临不少挑战，叡扬信息知识生产力国际事业处加值应用暨国际事业部经理姚绍麒认为，第一名是人才，第二名就是创新。为什麽要创新呢？无非就是提高营收、提升生产力及市场占有率。

但姚绍麒指出，根据彭博信息的数据可以发现，台湾创新力在2014年还在第十名，2015年就已掉到15名以外了，反观台湾的竞争对手，如韩国、新加坡的表现都在台湾之上，台湾显然必须要在创新能力的提升再加把劲。

姚绍麒指出，由于协同可以有效促使创新，企业应该要建立一个可以让企业员工协同作业，激荡交流留存经验，落实执行力的平台，才能提升企业的创新能力，这样的创新平台，必须要具备变革力、学习性组织及执行力3个主轴，同时还能兼顾内外部知识内容蒐集、协同作业强化执行力、高效能的全文检索、Social元素强化参与程度、移动设备随时分享实时交流及符合企业使用的权限控管等6个面向，才能协助企业激荡创新能量，强化执行力。

在变革力方面，姚绍麒指出，变革其实是一个学习的过程。如在McKinsey报告中就指出，知识工作者有61%的时间，会用在阅读与回覆邮件、找寻与蒐集数据、沟通与协同互动，这些工作如果有良好的社交科技(Social technology)平台支持，如只需要实时通讯，就可以很轻松的关注锁定人的事，但如果应用在企业，还要设法促成协同作业，从关注的事情中找到适当的对象。

姚绍麒以台北市长柯文哲有监于市政会议冗长，要求各局处在开会前要先用Line开会前会为例指出，善用科技才能改变员工工作型态，进而促成变革。

但姚绍麒强调，公有云通讯软件虽然方便，但也潜藏不少危机。如公私不分可能会相互干扰，降低工作效率；在私人帐号留下的对话，一旦人员异动，就可能造成信息外泄；传输过程往往没有加密，内容有外流疑虑；过去纪录无法查找，容易忘掉来龙去脉；交谈的内容可能会淹没待办事项，造成工作管理不周。

姚绍麒认为，比较妥善的做法应该是使用企业版实时通讯软件，才能让交谈内容公私分明，企业也才能根据人员异动，弹性应变控管帐号权限，信息传递前后也可以加密，并透过云端纪录讨论内容，可以很方便的追溯查询，还可以结合既有工作流程，将信息内容立即列入待办清单，兼顾便利与网安。

在学习性组织方面，经验要留存，才能够在组织内部传递及分享，如同美国学者彼得．圣吉(Peter M. Senge)指出，「知识管理」是建设学习型组织最重要的手段之一。

姚绍麒表示，在ISO 9001的2015新版条文中，也已强化对知识管理的要求，内部资源如来自失败或成功专案的学习、获取组织内部该领域专家之知识和经验，以及外部资源如标准、学术资源、研讨会、从客户或供应商获得的知识，都必须加以管理。

如组织应决定其流程运作和实现产品与服务符合性所需知识，并加以保存，同时确认可适用于需要的范围。而在处理变更需求与趋势时、组织也应考虑到其目前知识基础，决定如何获得或使用所需的额外知识。

姚绍麒强调，知识管理的目标，在于能够达成发散式蒐集信息，收敛式执行创新。以产品发展，跨单位交流为例，要做到日常经验留存，累积永续能量，从市场信息的蒐集，到研发知识的管理，进而转换成制造标准作业流程等信息，最后落实为产品的FAQ、使用手册等信息，完成全方位的内容知识管理。

姚绍麒指出，设计良好的知识管理平台，应该要能够透过简单的步骤，就能让使用者轻松蒐集天下事，如透过作业程序学习地图，简化SOP的学习过程，不仅作业程序一目了然，可以让不熟悉的人员快速上手，高效能的全文检索，更能提升知识内容的再利用率，更要能支持移动化，可以用手机操作，才能分享及创造零时差的效益。

最后是执行力。姚绍麒以中油埔雾加油站在2008年因为辛乐克台风被土石流掩埋为例指出，当年恢复供油就花了1？2周的时间，重建更花了大半年才完成。不幸的是，苏澳加油站在2010年梅姬台风来袭时，再度被大水淹没，也历经非常长时间的灾后重建。

所幸中油决定将苏澳加油站的复原过程，留存为组织经验。在兰屿加油站被2012年遭到天秤强风重创后，利用苏澳加油站站长分享的经验，不但在3天内就恢复供油，重建时间也从预定的4个月，缩短到2.5个月，可见知识管理对执行力的帮助。

姚绍麒指出，许多变革方案及构想会无疾而终，有70%是因为执行不力。管理平台应该要设法让工作可以更顺畅、更方便，如减少使用 Email传递信息、会议结论能被追踪与确实执行、掌握工作优先度及执行状况、过程与结果可以留存，累积组织经验资产，同时透过个人化待办、跨单位协同分工与合作，发挥执行综效，促进双向沟通、实时互动，让整个过程脉络转成知识文件，形成学习能量。

以个人化待办为例，总经理一旦交办新品开发，专案经理可以很快的完成跨部门工作指派，进行协同分工，各个部门在收到任务指示后，可以更快的了解任务内容，以便进行细项工作拆解，并与其他部门进行双向沟通，所有的协同过程，都可转换为知识文件留存，形成学习能量。

姚绍麒再以提升会议效率为例表示，无纸化会议的新思维，应该是在会前就可以做好议程规划、寄发通知及数据汇整的工作，并在会中可以很容易的分享与查看数据，决议也可实时执行，会后能够很方便的保存会议纪录，并追踪列管决议，减少工作时间，提升效率。

姚绍麒指出，许多创新都是来自各种协同作业的激荡，如美国总统欧巴马的防弹座车，曾经发生柴油车加成汽油的失误而抛锚，虽然要落实这种想法，必须得跟全球车商合作，但也可看出协同作业对于创新能量的帮助。