良好流程与文管系统支持 才会有智能工厂

华苓科技 专业服务处专案经理 吴国仁

流程即是企业各项资源组合与运作的方式，而文件则是其运作下的决策依据及各阶段成果记录，一家公司若想要得到良好的经营成果，建置完善的流程管理(BPM)及文件管理(DM)，两者缺一不可，即便是智能工厂亦是如此。

从事企业流程管理与文件管理系统开发多年的华苓科技专案经理吴国仁表示，特别是现在制造业的工厂环境中，有许多的作业流程与生产环节，像是KM、PLM、ISO、ECO、ECN、ECR、WIP、MES、请采购、库存与订单等项目，都与流程/文件管理有着极密切的关系，在这种情况下，唯有同时做好签核电子化与文件有效再利用，企业整体工作效率才能有效获得提升。

不过业者在计划导入流程与文管系统时，却经常会遇到公司组织复杂、规模过于庞大、厂区、营业据点与管理总部分散于全球各地等原因，导致内部各据点彼此之间的作业文化、沟通方式、签核流程、文件种类与相关管理制度等项目需要因地制宜而有所弹性调整的状况。

吴国仁表示，如果每个厂区都各自购买一套系统自行建置，那费用会相当惊人，并且也不易管理；但如果都用同一套系统，其内建的流程调整功能与供应商的技术能力，是否能应付业者多样化的流程开发需求，那又会是一个问题。若再加上与其他系统(如ERP、HR)的整合、担心文件保全不够严密，以及害怕导入成效缓慢…等疑虑，更使得其建置过程困难重重。

以华苓的客户奇菱科技为例，该公司为奇美集团下的子公司，是国内知名光电应用材料与平面监视器专业供应商，除总部设在台湾台南外，并在宁波、苏州与佛山等地区分设有生产厂房。由于奇菱过去所使用的流程与文管系统，所提供的功能非常有限，因此在面对多据点的营运组织架构时，除了无法因应其作业签核流程与组织权限的不同，而进行相对应的弹性化调整外，在索引卡信息与档案保全方面的完整性与支持性亦相当不足，难以满足奇菱整个集团的营运作业需求。而其所使用的电子档案格式透过网络的传输速度过慢，对于总部与厂房之间的沟通，更是严重的致命伤。

因此，华苓在为奇菱规划与开发流程与文管系统时，采取分区独立流程、跨区文管处理、分区信息适当隔离、文管系统单一登入、分区文件自主管理及集团文件集中保存的策略，以达到将各分区的流程、组织、信息、文件等项目交由其各自进行规划、管理与维护，但最终的集团文件则交由总部集中保管之目的。

吴国仁强调，由于奇菱在台湾与中国大陆地区对于人员的管理制度、作业流程、组织层级、人事奖励办法、文件表单格式等项目都有所不同，如果没有进行适当的隔离，不仅容易造成组织人员在作业过程中流程与文件的混乱，而且也会拖慢整体的执行效率。至于最终所产生的文件，基于版本控管、稽核与经验共享的想法，必须统一由总部管理为宜。

举例来说，奇菱最后在各厂区内都分别导入一套流程系统进行独立的作业，以便让各点能够执行各自所属的流程，并与各自的ERP、HR系统进行整合，以避免系统过于庞大而复杂，导致难以管理及执行的问题。

不过由于某些工作人员的处理事项会横跨多个厂区，华苓为此也发展出多待办事项模块来整合来自不同厂区系统的签核需求，再搭配流程智能小精灵进行工作实时通知，以防止员工不注意而致使工作受到延误的状况。吴国仁表示，Portal显示信息分权管理的功能，可让台湾总公司的员工在登入Portal后看见完整页签，至于海外厂下所属人员，则只能见到文管页签及流程作业页签(签核制修废流程)，以达到信息分区的目的。

至于多点下载模块分区文件存取的设计，让线上员工只能透过总部的主机，向DMS Server取得核可后，总部统一控管的档案文件服务器会将文件传至该主机，再由其发送到线上厂区的主机档案夹内。线上员工无法直接存取文件，最后还是必须要回到其线上的主机上取得。这种文件存取作业流程，由于可让外部使用之应用系统主机独立于内部用的服务器，而且又是置于DMZ之内，因此能增加文件的安全性。

吴国仁表示，若再搭配PDFSecuVue模块一并运用，文件安全控管更能得到进一步的强化。除了达成各区独立管理流程/组织、跨区流程工作实时通知等目标外，文件在版本控管、安全性与签核弹性等方面也得到进一步强化。