企业流程管理与文件管理双「管」齐下　建构制造业IT应用骨架　 华苓科技产品发展处处长 庄宏文

庄宏文

华苓科技产品发展处处长庄宏文指出，商业流程管理(Business Process Management；BPM)常与工作流程(Work Flow)混为一谈，事实上，两者间有很大的差异，依据Gartner Group的定义，所谓商业流程管理，是指1套完整的工具与服务，可提供企业内部工作流程分析与信息系统整合，以及合作夥间的应用整合，进而符合协同运作的要求，由此可见，BPM非常强调「整合」。至于工作流程，通常仅限于单一工作从头到尾所有作业之控管，例如采购作业流程、请款作业流程等，所以，企业内部通常会很多不同的工作流程。

当前工作流程大致分为系统导向式与使用者导向式2种，不过，一般以两者混合的类型居多，且多与企业资源规划(ERP)等系统相整合。与直线型工作流程不同的是，商业流程管理是1个循环、1个流程生命周期管理，会历经开发、执行追踪、监控管理及分析等循环，常见的商业流程管理在制造业的应用包括：ERP类的请购、采购、验入？入库、费用申请；人资类的请假？销假、加班、外训申请；制造类的工程变更通知(ECN)、逆物流(RMA)及8D问题解决法；OA类的文具申请及会议室申请。

至于文件管理系统(Document Management System；DMS)的主要功能，大致包括索引信息、完整查找、权限控管、文件保全、文件审核及版本控管等，其中，索引信息可分为技术文件、ISO文件、纪录表单或合约文件等分类，以便检索；在快速查找功能上，可提供多种查找选项，并依据不同栏位进行查找，不仅如此，还可提供自订栏位查找及全文检索功能；在完整查找方面，可自订查找结果报表栏位，使用者可缺省栏位或自选栏位汇出Excel报表；在版本控管方面，可采非常严格的ISO文件生命周期管理机制，不论发布或改版，都有钜细靡遗的控管措施，从草稿、审核、已发布，到作废、过期及删除，全都能掌控清楚。

庄宏文表示，一般文管系统仅有审核签(循序签)流程，华苓科技旗下的Docpedia，则提供可弹性设定的制修废流程，权限申请(调阅)流程与分发流程，满足使用者的多种需求。在流程设定上，堆积木设定方式非常方便快速，即使遭遇人员异动，也完全不需更改流程，且调整时只要以拖拉方式进行即可。该方案另外具备安控机制，会依据不同使用者的权限，提供多层次安控防护，例如可读取者，不见得可存档，或是可浏览者，不一定可下载；该机制并支持电子回收功能，例如员工离职时，可立即收回权限。大体上，文管系统在制造业最常见的应用，不外ISO文件管理、技术文件管理、知识文件管理、纪录管理、专案管理及部门文件管理等。

庄宏文指出，商业流程管理整合文管系统，会产生很多种行为，包括文件置入？转档、数据夹建立、建立索引卡数据、设定权限、取得档案及文件信息与统计报表等。值得注意的是，流程接文管系统，可能会出现许多人为因素所导致的问题，例如文件放错位置，导致原稿遗失；PDF没转，导致积件等效率太差的情形；原稿与PDF对应错误，徒增人力浪费；没加浮水印，导致安全出现漏洞；权限未正确设定，致使交接、代理出现问题。到底该如何克服上述人为因素所引发的种种状况？对此庄宏文表示，透过API整合是最佳方式，外部应用程序也可藉由API及商业流程管理，与文管系统间有更好的协调沟通。