省时、省钱又节能的企业流程最佳化　 超义科技技术长 黄仕镇

黄仕镇

超义科技技术长黄仕镇以某电脑周边设备大厂的采购案例进行分析，该客户是1家台湾员工数达560人、全球员工数达3万人的电脑周边设备大厂，主要产品线包括电脑键盘、数码镜头、数码影像模块、手机镜头模块，同时代理各大厂牌电脑周边设备。该公司总部位于台湾，厂区遍布大陆苏州、东莞与捷克，分公司则横跨美国、德国及日本。该公司的采购管理目标，在于建立与企业资源规划(ERP)系统紧密整合的物料采购机制，包括与ERP同时导入，ERP起单、企业流程管理(BPM)签核，然后将结果回传至ERP。

黄仕镇表示，超义科技在协助该公司的过程中发现许多问题，首先，由于集团业务成长快速，全球事业版图不断扩张，使得既有的ERP系统不敷使用，因而改置某外商ERP系统。但该ERP系统仅能显示数据及状态，缺乏弹性的签审流程，且无法记录数据变更原由，使得整体稽核不易，进而导致权责难以厘清，例如客户订单？请购单数量或金额变更理由，竟无法加以记录、追踪。为了弥补上述ERP的不足，必须搭配强大签核引擎才行，而超义科技透过由PR请购审核表单、PO采购审核表单、SO客户订单审核表单，与IQA进料品保审核表单构成的强大签核流程与引擎，来解决上述问题。

在上述采购案例中，超义科技提供许多值得一述的明显效益。首先，透过超义科技的方案，让客户能落实台湾掌握核价权，以及地方采购之机制；再者，能借此支持核心业务，补足前述ERP所缺乏的审核流程，如此一来，主管不需接触复杂操作界面；此外，运用BPM处理工作，可节省可观的ERP授权费用。至于其他明显的效益还包括：符合弹性的业务组织；高端主管学习授权，缩短决策时间；完整记录决策过程与计划内容；流程优化，使企业资源得以节省。而该客户原本每月约有18万张单子，透过电子化后，可因此少砍38颗树，灭少6,500公斤以上的碳排放量。

黄仕镇表示，另一采购案例则是1家隶属于行政院国科会的国家级研究单位，该单位下辖10几个研究中心，员工总数达1,400多人，且各研究中心的采购流程不尽相同。该单位的专案特点，在于结合作业成本制(Activity Based Costing；ABC)与专案预控，并将原本纸本的请购单分门别类，细分为不同单据，再依各单据设计流程，包括派车申请单、便餐申请单、国内出差旅费申请单、国外出差旅费申请单、人事薪资费用申请单与请购单。

这家单位在导入过程中所面临的主要挑战与问题，在于共同表单输入不易区分用途，因此不利统计分析；再者，传统纸本表单签核往往造成公文旅行的状况，致使查询不易；此外，因缺乏经费统计数据，所以不得不由人工统计，往往费时又费力。为了解决这些问题，该单位遂导入ABC作业成本管理制度。

黄仕镇表示，导入ABC作业成本管理制度的确产生许多重大效益，包括数据化、无纸化的展开，再也不需重复登打数据，也无需人工派送，进而减少电话查询，并降低维运成本。该系统支持多据点、多单位的使用，只要能上网就能办公，完全突破地域上的限制。而且该系统在权责上极易厘清，因为签核历程查询方便，使得数据登打责任明确，时点判断也能准确记录，再加上紧密结合ERP财务信息系统相关的签核流程与表单，益使得整个输入程序得以简化，签核时程得以缩短。由于辅助信息更加清楚，便于执行经费及预算控制，提升整体签核效率。该系统拥有高弹性的签核流程，是相当适用于部门组织及计划组织的签核流程。