京瓷文件管理服务助企业解决管理及网安痛点

对于不少企业，文件输出设备是颇令管理者头痛的一环，其中最主要症结，源自于费用不断增加，一来因设备老化导致效率低落、浪费时间资源，增加许多隐藏成本，二来多数公司其实未能完全掌握输出设备的台数及用途，难以认定究竟哪些流程衍生较多费用，且由于缺乏完善的监控措施，不仅加重IT与管理负担，也在数据安全方面徒增变量。

为协助企业摆脱困境，台湾京瓷办公信息系统(KYOCERA Document Solutions Taiwan)近年大力推广「文件管理服务」(Managed Document Services；MDS)，期望凭藉完整产品线，以及来自单一厂商的专业化与定制化服务，为用户营造文件管理费用透明化、提高员工生产力与移动力等显着效益，同时确保文件与数据安全性。由于MDS的价值主张明确，有助化解企业文件管理上的诸多痛点，因而获得愈来愈多企业青睐。

单一UI与驱动程序  降低学习门槛

台湾京瓷事业战略部经理杨亦琦表示，以饭店业为例，算是该公司近年颇有斩获的领域之一，该产业场域存在一些共同特色，包括员工人数多、流动率高、设备台数多、耗材与备品多，及IT人员需要兼管复合机或打印机，随着多项复杂变量的拉扯，导致文件输出环境的效率低下；为此不少饭店趁着原有设备租赁期满之际，纷纷评估新的供应来源，并针对未来的设备服务厂商，罗列出诸多要求。

综观这项要求，主要偏重于管理议题，例如必须整合员工卡、共享帐号来进行设备管理，必须满足彩色印量及使用权限的管制需求，再者则需提供部门及人员帐务费用的月报表；而饭店基于全年无休之经营特性，以致十分重视服务时效，要求厂商提供假日服务。

杨亦琦透露，由于台湾京瓷掌握多项独到优势，得以迎合饭店业者的期望，在多项个案雀屏中选。这些优势包括了所有硬软件商品都来自KYOCERA，举凡操作界面、驱动程序通通一致，大幅降低用户的学习门槛；此外该公司提供KNM(KYOCERA Net Manager)、M‐Files等多项富含实用性的文件管理方案，可满足用户端管理与使用需求，亦能因应IT、总务或财务不同单位的管理需要，提供定制化帐务报表。

Easy Security登场  旨在预防机密外流

值得一提的，环顾京瓷MDS版图，网安解决方案可谓其中重要一环，对于不管是饭店业或其余各行各业，都具有颇大诱因；尤其近年来肇因于两岸人才挖角现象，以致机密外泄事件时有所闻，更加凸显文件网安控管的重要性。在京瓷提供的打印行为权控管机制中，与网安最息息相关的项目，即是四功影像备存(影印、打印、传真、扫描)，除了此项偏重于事后稽查的功能外，该公司也基于主动预防机密文件外流，预计于明(2018)年初推出Easy Security新版软件。

论及Easy Security的关键功能，大致包含两项，一是使用者可自行从驱动程序「开启机密防护戳记」，二是当有人登入KNM欲进行权限范围以外的影印行为，设备的面板会出现「禁止使用信息」。另一方面，主要用于文件自动化归档与扫描的M‐Files，也能在机密文件管理上发挥莫大效用，可根据缺省的关键字，协助管理者快速调阅敏感文件的使用情况，或实时发出关键字警示Mail提醒管理者留意。

除了网安防弊，京瓷MDS对于提升员工生产力的相关兴利措施，同样不含糊，主要功能包括「Scan to me」，透过安全扫描来降低误传机率与传送时间；「漫游取件」，减少因设备繁忙而产生的等待时间；「自动报表产出」，依管理者需求进行定制化报表栏位调整，且可不定时接收彩色最高使用量等报表通知；「自动撷取、分类及归档」，由M‐Files进行 OCR识别后转换成可查找的PDF档案，进而自动进行分类归档，以利快速查询，借此缩短文件管理流程与仓储成本。

杨亦琦另表示，京瓷不仅在意于解决用户的难题，也期望解决经销夥伴的难题，有感于不少OA代理业者面临时代交替与工程师培育养成问题，该公司运用巧思打造出ECOSYS M8130cidn系列新款A3彩色复合机，标榜DIY特色，强调用户无需假手维修工程师，即可自行轻松更换碳粉、感光鼓、显像单元等，使用者也可依需求选购解决方案软件，搭配读卡机一起使用，认证管理机制加上完整的报表呈现，让输出管理不再是难事。该款新设备将于2018农历年后在台上市。

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