步步为营　使BI系统发挥最大成效

商业智能(Business Intelligence；BI)其实并非新颖名词，从约莫1990年代开始风行至今，少说已走过20多个年头；借助BI工具，企业便能将既有数据转化为知识，继而辅助营运决策的制定。

正所谓知识就是力量，但在绝大多数的情况下，知识都并非垂手可得的，必须藉助分析工具与信息科技，方能从偌大的数据海洋，萃取出有价值的信息，接着透过信息科技予以聚焦、分析与赋予意义，如此即可将信息转化为知识、知识转化为智能，据此作为企业决策支持与策略规划的依据，终至展现出磅礡能量。

正因如此，早在20年多前，便有企业开始导入BI系统，亟思借此将独立于各个应用系统的数据予以集结，再透过BI工具的分析功能，以期迅速洞察业绩消长、客户需求或市场趋势等等真相。

不难想像，倘若有两家从前类似业务性质的公司，其中一家深入运用BI工具，确实将庞大数据转换成为智能资产，另一家凡事凭藉经验、直觉、甚至猜测来做决策；前者理应更能洞烛机先，在客户需求与市场趋势开始出现转折之际，很快就从善如流调整决策，巧妙地将危机转化成为契机，至于后者，则可能沦于后知后觉，等到确实被伤到、痛到，才能在血泪中生聚教训、重整旗鼓，两者际遇可谓天差地远。

既然BI系统威力无穷，发展迄今又已然历经多个年头，此时此刻，按理说企业早该群导入，并且将之运用到虎虎生风才是；讲白了，就是每家公司都已建置BI，而且都拿它来推动高品质的决策制定与策略规划，以致让业绩大幅攀升。然而事实上，情况真是如此？彷佛不是！

在不为人知的阴暗角落里，有些花大钱堆砌而成的BI工具，就默默地被束之高阁，对企业的贡献度少之又少，唯一的作用，就是作为老板在外炫耀「我们有导入商业智能」的题材，如此而已，与当初勾勒的美好愿景，着实大相迳庭。

历经多年洗礼　BI应用仍未臻理想
在BI业界打滚多年的老手透露，要说绝大多数企业都已经纯熟运用BI系统，肯定是骗人的，否则，怎麽还有这麽多员工、尤其是高端主管，依然重度倚赖Excel来做决策？当然，这些BI系统导入价值遭到扭曲，当初参与的外部顾问，以及对顾问深信不疑的内部一干主管，全都责无旁贷，外部顾问也许过度膨风、也许专业能力不足，固然不对，但企业高端主管为了BI而BI轻率导入，更是值得商榷。

倘若真如外部BI顾问所言，只要部署他建议的系统工具，再搭配他的规划方案，必定能让该公司业绩突飞猛进，跃居为产业翘楚，那麽企业老板最重要的事，并不是催促旗下相关人等赶紧推动此专案，而是直接聘请这名顾问来当CEO，甚至自己董事长退位把整间公司交由顾问经营。相信大家稍微想一想，就不难窥见这些故事当中，确实存在太多不合理的情节！

曾经有人说得好，商业知识绝不会无中生有，必须把许多知识管理的要素结合在一起，方能将数据转换成有价值的智能资产；所以来自外部的工具、技术，乃至于顾问提供的方法论，固然很重要，但企业内部自行累积的知识管理素材，才是决定BI系统应用成效的关键所在。

有些企业，只因为一时追赶潮流，不明就理地斥资布建BI系统，却连「想透过BI系统来解决什麽问题」如此基本的想法，都付诸阙如；更有甚者，主导BI系统建置专案的信息长(CIO)，对于眼前的BI系统，究竟符不符合企业的战略目标？到底能不能为企业产生效益？自己都已满腹疑惑，如此的建置案，真的不要也罢！

拥有明确目标　方能促使专案达阵
专案失败的情节是这样：自以为娴熟BI的CIO，不断为公司老板洗脑，满口尽是杜邦方程序、平衡计分卡…等讳莫如深的语言，唬得老板一愣一愣，决定提拨预算导入BI，但在专案施行过程中，CIO不仅并未设定可供实现的阶段性目标，而且最令人不解的是，在需求定义的阶段，竟不倾向让中高端主管积极参与，而是自认为已经很了解各部门的业务与数据状况，将大部分责任推给外部顾问。

到头来，外部顾问根本没有明确的专案目标与范围可循，要什麽数据、就缺什麽数据，或是经常对着不合理的需求而强颜笑，大叹瞎忙一阵浪费生命，赚取如此微薄的报酬，还真是何苦来哉？想当然尔，专案团队当然军心涣散、士气全无；试想，这样的专案，岂有可能成功？

不可否认，确实不乏前述颇不及格的CIO，但也有值得称许的例子。有的企业，在评估BI解决方案的过程中，就不吝对外部团队分享企业的现况，举凡各部门数据纷杂且不精确，信息传递效率不够及时，各部门主管沦于各说各话、导致老板无法以宏观视野看待全局，这是让人摇头的陋习，总是不避讳地提出，其原因无他，导入BI其实未必需要追逐高深学问，只要把眼下最大的痛点加以治癒，便是功德一件。

而在专案实施的第一阶段，企业便秉承书同文、车同轨之精神，先将各部门略显散乱的数据格式予以统一，再建立数据仓储；而今而后，各部门都直接放弃传统报表，一律由BI系统统一产生报表，如此一来，就能确保各项数据的及时性与精确性。有了上述打底淬炼的基础，进入第二阶段，则依据实际的业务需求，开发不同的分析应用子系统，而在此过程中，并非CIO率领IT同仁，再与外部团队共同施作而已，更广邀使用单位深入参与，借此凝聚共同目标，而目标既然明确，专案成功的机率自然很大。

总结来说，根据专家所建议的BI系统导入步骤，第一步应是确立企业导入系统的目标，也就是说，先了解企业真正需求，明确订定可达成的目标，如此才知道谁需要什麽数据、需要做何种分析，终至使商业智能能发挥最大功效。第二步是确定企业知识的来源，不可讳言，BI之所难，即是难在知识无所不在，因而导致难以撷取。

第三步是确定企业需要的相关信息，对此企业必须教育员工，让他们知道如何取得这些相关知识，藉以改善作业流程。第四步是蒐集、整理及准备数据，值得一提的是，自企业内部或外部所蒐集到的数据，可能会因为编码或表达方式的歧异，产生不甚一致的样貌，所以有必要优先化解数据冲突、不寻常或例外数据。

第五步是整合内部及外部数据，以便能妥善因应高度动态变化的市场环境。第六步是建立数据模型，其间涵盖了数据采矿工具的选择、转换数据、产出测试范例、测试与验证模型等诸多必经步骤。第七步是部署系统，藉以撷取必要数据、实时产生预测分析结果，帮助决策者能进行预测。