解决4大问题 轻松导入车队管理系统

车队管理系统大幅提升了作业效率，已成为物流业者的主要IT建置之一，不过其使用环境与族群窘易于其他应用领域，因此在导入时必须注意4大重点，方能打造完美系统。

车队管理系统是物流产业的重要IT架构，不过多数业者在导入前，其IT建置都不多，有的甚至是从零开始，而车队管理系统的导入，不是只有装设一台机器，更会大幅改变到企业本身的整体运作流程，因此企业在决定引进系统前，必须先行了解未来将面临的问题，事先规划好解决方法，才能降低导入时的问，避免「投资」变成「烧钱」，从系统供应商的经验来看，一般会遇到4种状况，包括使用者抗拒心态、终端设备稳定性、系统整合问题、信息传输模式等，这4个状况并非全都与技术层面有关，有系统业者指出，技术问题反而是最好解决的问题，最难解决的，都是「人」的问题，因此导入前后的教育训练与配套措施，会是系统建置过程中相当重要的动作。

使用者抗拒心态

无论企业准备导入的是哪一种信息设备或系统，首当其冲面临的问题，就是使用者抗拒心态，车队管理系统自然也不例外。

虽然系统可以提升物流作业效率，不过人性天生就不喜欢改变，要员工改变已经熟悉的作业模式并不容易，尤其一般配送司机较为年长，对车机、手持式装置等科技产品的排斥程度非常高，而且使用这些终端设备的目的是为了有效管控物流车辆与司机，减少怠工机会，这些因素都会导致使用者减少使用设备的意愿。

就有业者指出，该公司曾遇过司机因为不愿受系统管制，私底下破坏车机的案例，面对使用者的无言抗议，企业该如何解决？除了高端管理者明确表态，强制要求使用者配合外，最重要的是提供足够教育训练机会，包括开课、举办说明会、制作使用手册等，都是可行的方式。

不过效率和人员精简是一体两面，引进信息设备改善作业效率时，使用者难免担心会遭遇失业危机，所以企业应该站在使用者角度说明IT效益，例如可以维持正常下班时间，不用天天加班，一般多可接受。

另外，将终端设备的使用难度降至最低，也能减少使用者的抗拒心态，因此，让软件界面友善、使用程序简单化变得相当重要，举例而言，现在触控屏幕成为多数设备的主要界面，其直觉化操作方式，可大幅缩短学习曲线，提升基层使用者的意愿。

终端设备稳定性
车机设计时，需将稳定性纳入优先考量，由于车机是车队管理流程的关键设备，如果故障不断频频送修，对整体正常作业影响甚钜，甚至还可能会带来损失。

以砂石车为例，为了管制砂石开采量，现行法令规定没有安装车机的砂石车不能进入河床开采砂石，目前每辆砂石车运送砂石的收入约为新台币1万元，如果车机出状况，砂石业者的损失就会以每日1万元速度累加，直到完全修复为止。

至于哪些因素会造成车机故障？根据系统业者的经验来说有2点，1是人为破坏，如前面提到，在对车机的抗拒心态下，有物流车驾驶以另外安装开关、破坏GPS天线，甚至对设备灌水等不当手法破坏车机。

第2则是设备本身的品质问题，车机属于通讯产品，无时不刻地在接收卫星信号，也因此容易受到干扰，一台品质不好的车机，会因为干扰太强而无法接收信号，或受到震动、电流不稳定等因素影响而失灵，所以在导入过程中必需进行各种不同情况的模拟测试，才能避免受到外在无法预期的因素影响，而不能接收卫星信号，否则可能正式上路第一天就会出现问题。

系统整合问题
目前，手持式装置的作业平台多为Windows，众所周知，微软操作系统一直有着稳定性的问题，不过这可藉由韧体(Firmware)来补强，这时系统厂商的韧体程序撰写功力就相当重要，这也牵涉到专业问题，长期在此领域耕耘的系统厂商，其韧体程序撰写时，较容易掌握重点环节，系统稳定性也可进一步提升。

另外，架构在操作系统上的AP应用程序，会视使用需求而有所不同，各家企业所欲整合的系统类别与数据库格式都不一样，系统整合商如何快速且正确地完成整合动作？一般导入企业常会因为太贪心，希望将车机系统不断延伸，应用至其手持式装置上，不过这类建置要从M化角度去思考，而非只局现在E化，否则会导致AP过于庞大反而造成稳定性危机。

台湾企业在导入车队管理系统时，常常先决定要使用哪一种硬件设备，然后再来开发应用程序，其实这与正确作法恰好相反，因为硬件设备规格明确、容易评估，应该要放在最后来执行，也就是说，理想导入程序应该是：找出需求、开发AP、评估硬件、最后则是针对使用者进行教育训练，如此一来，才能选择到兼顾稳定性与使用需求的手持式装置。

信息传输模式
手持式装置的用途在于蒐集、取得信息，这些外部信息是否需要实时传输回企业内部？答案见人见智，实时传输信息的好处在于让服务多元化，例如：快递业可以提供客户电子签收功能，但多元化背后代表的是成本增加。

目前普遍采用的通讯方式为3G，每个门号最低使用成本为新台币400~1,000元月租费，如果手持式装置要做到实时传输信息，就得多租用一个门号，假如企业有50个物流人员，每个月得增加2~5万元通讯费用，一年累积下来就是至少24万元以上成本，此一的负担虽属企业正当支出，但其金额并不小，尤其当物流人员规模越大金额就会越高。

在成本考量下，有些企业采取不一样的做法，亦即由物流人员在下车交班时，将车机由车上卸下，把纪录在内行车路线，以有线方式传输至后端系统，这种作法过去主要是用来纪录行车路线与驾驶行为，车机除纪录路线外，也会将驾驶车速、紧急刹车次数等逐次累计，作为管理之用。

至于配有手持式装置的车机系统，也常会发生使用习惯不良，导致系统效能无法发挥的情况，根据系统业者的经验，物流人员不会等信息传输完毕后才发动车辆，为了掌握时间，常常按下传输键后就驾车上路，若途中经过隧道或收讯不良的地方，就会造成传输中断；又或者物流人员一开始就置身在通讯不良好区域，等离开该区域后又忘了按下传输键，这些情形都会导致信息传输不完整，对此可在系统内建立警示机制，当遇到传输中断情况，系统必需主动发出警示信息，提醒物流人员再次进行传输动作。

车机的使用族群与环境，与一般IT系统应用对象差异甚大，使用族群方面多为IT设备接触较少、且自主性较高的司机，环境部分则是车体内特殊的高震动、高温，这都使得车机导入时会遇到的问题，远大于其他应用，要解决这些问题的唯一作法就是「专业」，善用系统整合商长期在领域培养的专业经验，方能打造出最完善且适当的车队管理系统。