加速产品开发 改善销售流程的协同作业
- DIGITIMES企划
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协同作业的概念由来已久，相关的软件与解决方案也早已问世，导入的企业对于所购买的协同作业解决方案，总是寄予厚望，希望能对生产力、业务流程及财务，带来正面影响。
尤其在全球化的知识经济时代，企业迫切需要与员工、客户及合作夥伴维持更为紧密的关系，以获取更多更实用的知识和专业技能。社交网络的出现，更助长企业透过协同作业解决方案，设法取得更多竞争优势的慾望。
企业布署协同作业方案带来的好处，不胜枚举，如在IBM于2009年11月委托 Forrester Consulting所评估的报告中指出，部署社交协同作业工具对企业可能带来的总体经济影响，包括带来新的产品创意，从而为市场提供更多新产品，增加收益；缩短产品的上市时间，让收益更快的自然增长，更重要的是，可以让员工不受地理限制地更快获取专业技能和信息，提高生产力。
高端主管支持是推动协同作业的关键
Forrester访问了一家拥有 50000 多名员工和复杂产品的全球制造企业，发现该公司多年以来逐步引进各种协同作业工具，包括音讯、视频、网络会议和实时信息等，虽然这些工具都带来一定的成效，但企业在扩展业务的整个过程中，发现还需要一种有凝聚力的协作策略，来满足其战略需求，其中又以社交网络工具，应该可对其业务带来更多利益。
研究更发现，协同作业解决方案能否在企业产生效益，关键在企业高层是否提供最大限度的支持。CIO和其他高端主管，必须一致认可社交协同作业的重要，并试图以此促进员工采用这些新工具，并通过其中内置的功能与他人进行沟通。由于研发和销售团队，能从协同作业中快速受益，且符合企业协作、创新、提高新产品销售的战略承诺，因此在这两个团队中，协同作业解决方案的使用情况尤其受到关注。
对有意拓展全球市场版图的企业而言，协同作业的能力更是重要。为了在全球范围内推动创新，这些新兴市场的新员工需要一种机制与总公司的专家保持联系，从而探索如何将产品或技术应用到市场需求中，以及如何生产和推广新产品，透过社交协作工具，可将全球网络中相似和相异的技术连接在一起，并允许对博客和讨论区进行搜索，以改善专业技术和信息的查找。
而对于需要拜访关键客户、与经销商保持合作的各地销售人员而言，透过社交协同作业，有助于进行交叉销售、客户策略及技术产品支持，迅速扩大每个销售商机、提高建议和互动的品质，并为销售人员提供更多销售时间及空间。
有趣的是，访谈过程也发现，该公司虽然制作了一些教育课程，但大部分使用者不用培训就能够使用这些工具。而且使用者往往会自行以企业无法预料的方式，找到发挥工作效能的方法，企业应该专注于如何将协同作业纳入业务流程中，任其能不受限制地发展。因为协同作业的成功关键，是个人和团体的参与，策略和经济回报也会随之而来。
加速产品开发 改善销售流程
协同作业对于产品开发流程的影响甚钜。传统的产品开发创意来源，多半来自于企业内部，主要是由研发部门发动，行销、业务和制造部门，也可能扮演创意来源的角色。企业能够发掘的创意越多，开发新产品或服务的机会也越大，而这也正是协同作业的核心价值之一。
因为，企业员工分散在不同领域工作，若能藉由协同作业工具，迅速分享创意，自然有助于新产品开发，但在此同时，在协同作业平台上交换的信息，若涉及智能财产或企业营运机密，也得做好数据保护的工作。
Forrester认为，协同作业对新产品开发流程的影响，首先就是提高新产品收益。因为只要发展出来的创意愈多，意味着产品商品化的数量也会愈多。其次则是加快产品上市的时间，如协同作业的通讯工具，可以促进更有效率的沟通，缩短寻找产品专家和信息的时间、共享产品信息，进而加快产品上市的效率。
而在新产品上市后，协同作业工具也有助于企业迅速掌握客户反应，进而达成沟通及发掘新商机的可能。业务人员更可因此迅速找到并邀请技术服务工程师，在产品特性或满足客户需求的解决方案上，助其一臂之力。
Forrester认为，协同作业工具可以促进同行间开展讨论，销售人员变得更有效率，他们可以将更多的时间用于销售和提出改进建议，包括能满足客户需求的合适的解决方案，以及增值销售和交叉销售产品。最终，销售效率和连贯性得以提高，进而实现更高价值的交易成长。
协同作业帮助企业寻找人才
除了帮助产品研发及销售外，协同作业工具也有助于企业人资部，为企业寻找更多更有价值的人才。
如IBM为了让人才与知识资产永续增值，特别利用WebSphere Portal打造IBM 内部入口网站，这网站能自动针对员工角色，呈现对应的应用程序给使用者，不但简化人事作业与 IT 后续支持，人力资源部门也因此建立了智能人才库，用更少的成本，轻松解决了一般企业中高端人才一将难求的困扰。
如架设于IBM入口网站中的员工个人信息网页「Blue Page」，不仅是员工平常找同事、找专家的必备功能，由于其更进一步与员工履历，专业领域、专业证照、兴趣等信息结合在一起，已发展成IBM专业人才资源管理平台。让IBM人资部门透过条件筛选，即可从内部发掘更多高端经理，避免埋没人才的遗憾，也省下不少聘用猎人头顾问公司的费用。
建立以人为中心的管理模式
由于云端服务应用渐渐成熟，许多协同作业交换的信息，都会放入云端，加上各种移动设备推陈出新，协同作业解决方案已经不能像过去一样，透过企业内部网络运作，如何因应移动与社交等新的应用需求，建立更具弹性、开放及高效能的协同作业平台，也成为有意导入协同作业的企业或组织，所关切的目标。
IBM指出，企业需要新的协作方式，如将社交功能融入到员工的工作方式中，创建以人员为中心的工作方式，并将重心放在人员的身份、专家经验、兴趣和他们创建的内容上，设法打破将人员与正确的信息，与可帮助他们完成工作的专家经验相联系的壁垒。
过去的企业如果想要接触消费者，多半只能依赖媒体或代理，但随着社交网络的快速发展和移动性装置的增加，人与人之间的界限已不再这麽明显，人们利用与他人的关系来发现和使用信息，进而完成无数任务的现象日趋明显，企业若能善用前述趋势，鼓励员工和合作夥伴，能够透过网络彼此合作，并与客户建构可靠的关系，组织也将拥有更多发展、创新和提高效率的机会。
