企业善用协同作业转型「社交型」企业

社交型企业应该重新设计改以人员为核心的解决方案，有效分享真正有价值的信息。DIGITIMES摄

随着全球信息的流通速度愈来愈快，业务节奏也随之加速，产品推陈出新的速度，更是日新月异，产品生命周期愈来愈短，企业回应客户需求的时间也愈来愈短，应对竞争威胁和瞬息万变的趋势，如何善用协同作业解决方案的丰富性和效率，以促进企业更能掌握市场需求，企业才不会像关在象牙塔中，对外界变化一无所知。

社交型企业需要新的协作方式

过去的企业如果想要接触消费者，多半只能依赖媒体或代理，但随着社交网络的快速发展和移动性装置的增加，人与人之间的界限已不再这麽明显，人们利用与他人的关系来发现和使用信息，进而完成无数任务的现象日趋明显，企业若能善用前述趋势，鼓励员工和合作夥伴，能够透过网络彼此合作，并与客户建构可靠的关系，组织也将拥有更多发展、创新和提高效率的机会。

因此，在协同作业的概念之下，企业所诉求的价值应从何处生产、何时产生以及如何生产，客户已能发挥相当程度的影响力，企业必须彻底改变对于价值创造的观点，不能只是将自己看成是供应者的角色，客户也不再只是消费者而已，企业应该要在价值创造的过程中，改以客户的角度出发，取代企业本位的思考方式，让客户参与价值链的每一个环节，让客户成为协同合作者，让企业运作更能融入于社会，成为所谓的「社交型企业」。

IBM指出，社交型企业需要新的协作方式，如将社交功能融入到员工的工作方式中，创建以人员为中心的工作方式，并将重心放在人员的身份、专家经验、兴趣和他们创建的内容上，设法打破将人员与正确的信息，与可帮助他们完成工作的专家经验相联系的壁垒。

这种协同作业解决方案应该要将社交功能嵌入到人们用于执行工作的应用和业务流程中，创造卓越的工作体验，如使用Microsoft Office、呼叫中心或销售应用系统的人员，应可直接在应用软件直接访问他们的人际网络，而不需要离开他们正在执行的工作。

如在线音乐串流服务Spotify ，为了让音乐更容易存取，甚至更容易分享，就努力以社交型企业型态经营整个企业，不但与facebook进行紧密的协同作业，让Spotify的客户可以轻易地与其他人分享自己对音乐的品味，更透过不停地聆听和回馈他人意见的方式，连结到企业每季目标追踪进度，确保团队可以随时进行调整与讨论。Spotify创办者兼董事长Martin Lorentzon 指出，这种方式让大家更容易互相鼓励，但也需要借助与过去不一样的管理科技。

以人员为核心的解决方案

为了完善社交功能，协同作业解决方案应设法提供嵌入式社交分析工具，并透过检查内容、社交关系和交互活动，捕获和聚合真正有价值的信息，减少可能导致分心的不相关信息，为每个人创建个性化的体验和建议。社交分析可让每个人的社交网络智能化，不断提升价值，将协作作业提升到更高的附加价值。

此外，随着智能手持装置的使用率激增，企业应该设法让每个人都能随时随地连结关系，不但可找到最新的信息，更能够用最方便的方式，找到所需要的专家的及内容。而要达成前述目标，企业应该要设法建立可以跨移动设备的社交平台，同时还要兼顾信息的安全性。

值得注意的是，如果企业没有拥有能够整合大量信息的工具，信息就可能会像在整个组织的各个部门中丛生的杂草一样，反而导致重要信息可能被淹没在茫茫的信息海中，并导致存储和管理成本不断攀升。

因此，社交型企业应该重新设计改以人员为核心的解决方案，透过丰富的个人数据、博客、维基百科和其他社交功能，联结人员和信息，突破组织之间的藩篱，有效分享真正有价值的信息，并让人员可以用创新性的表达方式，更轻松的查询人员和所需的信息，而不是将使用者锁定到严格的限制和协作方法中。

在社交型企业的运作中，因为信息更容易分享及散布，组织中可用的信息量也将会不断地快速增长，可能会导致许多档案出现许多副本和重复，加剧存储、维护和复杂性相关的挑战。为了减少管理挑战，协同作业解决方案应该要有能力从单一、集中的位置，主动管理大型人员群体之中的文件，并透过强有力的管理监督，帮助减少与版本相关的混淆信息。

云端服务值得关注

为了提高投资报酬率和控制成本，协同作业解决方案不但要能够与现有的系统轻松整合，同时还必须能灵活的适应未来的变化。因此，解决方案应该是建立于开放的体系结构，才能长时间企业提供丰富的选择和多样的灵活性，以避免昂贵的淘汰并替换升级的负担。

如果组织希望的是能依据业务变化而灵活扩展的成本结构，或者向更加现代的办公环境方向迈进过渡，云端服务可能是企业需要考量的方向，因为它可以减少企业管理的硬件量，同时让分散在办公室外的员工更轻松地访问协同作业平台。云端服务的其他价值，还包括维护、修理和能源消耗相关的成本节省、更快的启动速度，减少复杂的安装和升级，以及可能更少的IT支持服务，有利于人员投入协同作业的行列。