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Openfind SecuShare Pro助阵 企业打通混合办公的关键一里路

  • 魏于宁台北讯

档案平台问题比较。网擎
档案平台问题比较。网擎

随着疫情升温、居家照护或隔离的人数激增,迫使企业实施 WFH 或分流办公。因事出突然,员工普遍来不及将工作档案带回家,徒增日后取得档案的困难;再者家中设备相对不稳,亦缺乏可随时备份的机制,难保不会出现档案损毁悲剧。显见企业若未因应混合办公新常态做好准备,恐面临生产力骤降的风险。

因此愈来愈多企业意识到引进档案管理及交换平台的必要性,其中更有不少企业不仅关注分享档案连结、手机 App、自动同步等基本功能,还进一步关注更多档案交换及网安功能(如必须先审核才能分享),或融入定制整合思考;使得少数兼能符合各种需求的网擎信息软件(Openfind) SecuShare Pro,近期询问度节节升高。

疫情升温,让档案平台跃居「Must Have」层次

网擎行销副总经理李孟秋指出,以往企业考虑购置档案平台,不外乎是为了解决大档传送问题、与协力厂商或分支据点进行档案收发,及满足同仁在外取用档案的需求,也有少部分为了防止机密外泄;但对于多数企业,这些动机似乎并未强到非买不可地步。

但如今因疫情影响,驱使企业走向混合办公模式,也让档案平台从过去「Nice to Have」升级为「Must Have」;系因企业需为 WFH 员工提供一个方便获取档案的工作平台,且支持同步备份、确保数据安全。

李孟秋说,基本上企业有两类,一类是 IT 成熟度高、或老板在意员工生产力,另一类是 IT 实力不足或不重视员工生产力。前者多已建立 FTP、网芳或个人 NAS 等机制,但各有各的罩门,如 FTP 操作界面不友善、缺乏使用记录,网芳仅限内网,个人 NAS 功能与效能皆不足,且审核记录不够细腻完善。

至于第二类企业,现在也会因应同仁的要求或抱怨,急忙引进相关方案,最常见的选项为个人公有云,惟老板仍担心有帐号被盗、导致数据遗失之虞。相形之下,植基私有云架构的 SecuShare Pro,有助企业完全掌控档案,自行决定如何弹性分配空间,加上操作便利、功能齐全、档案传送过程既快又安全,得以补强其他平台的种种缺憾,促使许多企业移转阵地。

若触发稽核规则,便禁止分享或需先审核

谈及 SecuShare Pro 独特优势,李孟秋归纳几个重点。首先它是专为企业打造的系统,会针对企业急需的档案分享与网安功能,融入更细腻的设计思考。

例如 SecuShare Pro 支持「收作业」,意指它能像学校一样,开设一个允许所有学生上传作业、但禁止存取他人作业的数据夹,方便企业更简单地同步接收各供应商的报价信息。其次支持「定时自动删档」,针对对外分享的档案设置期限,期限一到便归入垃圾桶,有效回收储存空间。

另支持「档案审核」,可缺省稽核规则,若触发规则就禁止分享或需要事先审核;即使已分享出去才出现新增修改或规则变动,也会被 SecuShare Pro 赋予新的标记,确保后续的分享或下载、都适用新的审核流程。此外它承袭网擎在邮件稽核的丰富经验与独家演算法,提供强大的「个资稽核」功能,可自动扫描档案中是否夹带姓名、身份证、地址等个资,并设定笔数门槛,既遵循个资法又能降低误触困扰。

其次许多企业需将既有 AD 帐号、群组和权限整合至档案平台,或整合既有的 MFA(多重验证)、DLP 等帐号安全机制,对此网擎都能提供定制整合服务。再者 SecuShare Pro 只要侦测到大量档案遭加密,就立即停止备份,接着企业只要选定时间点进行一键还原,即可确保所有数据处于正常状态,建立防范勒索软件的「治本」之道。

总而言之,SecuShare Pro 可为企业带来传输档案方便、符合网安标准、整合现有系统,以及协助 WFH 及数码转型等多重功效。