移动、社交及安全为电子邮件管理重点
- DIGITIMES企划
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尽管技术不断革新、各种网际网络讯工具更迭交替，新兴网络通讯工具如LINE的热门程度，吸引不少媒体或业界的目光，但截止目前为止，电子邮件仍是许多企业或员工不可或缺的沟通工具，而每一次技术革新，也都不断地推动电子邮件产业升级换代。
根据台湾网络信息中心(TWNIC)所发布的「2013年台湾宽频网络使用调查」，个人最常使用宽频上网功能中，「收发电子邮件」比例仍达14.01%，虽然比例已较「网络社群」的35.23%来得低，但仍比「传送实时通讯」的10.86%来得高，也显示企业对于电子邮件的管理及应用趋势，仍有关注的必要。
移动化及社交化重要性日增
作为最常用的办公应用之一，电子邮件管理势必也得根据企业用户的使用习惯和需求而有所因应，其中影响最大的因素，莫过于移动化所造成的蜕变，尤其是员工自带设备上班(Bring Your Own Device；BYOD)趋势已然成形，企业电子邮件系统，势必得支持多平台(webmail、Outlook客户端等)、多设备(PC、iPad等)、多系统(iOS、Android等)等需求。
目前，较为知名的邮件系统或企业电子邮件软件，都已针对移动化需求设计各种功能，如让用户可同时透过PC端的网页/Outlook客户端、手机和平板电脑等，实时自动同步通讯录、邮件、行事历等信息，更可进一步让用户随时随地管理电子邮件，而行事历同步提醒、邮件实时推送等功能，对于工作效率的提升，自然也相当程度的帮助。
另一个不可忽视的趋势，就是电子邮件社交化。由于许多社群网站如Facebook、Google+都有提供电子邮件服务，或是与现行的电子邮件系统连结，许多社群网站的动态，不但会藉由电子邮件提醒，许多社群网站的用户帐号，也都会连结电子邮件，一旦用户使用企业电子邮件登录社群网站，企业电子邮件管理就无可避免地面临与社群网站互连的问题。
但业界人士指出，电子邮件社交化的管理目标，不仅要解决与社群网站连结的问题，还必须要设法与企业原有的信息化体系连结融合，如企业粉丝专页所收到的信息或动态墙的重要动态，仅仅只是透过企业既有的电子邮件转发是不够的，包括附件管理、安全问题、邮件备份等需求，也必须一并加以考量。
全球化趋势，也让多语种帐号技术，成为重要的电子邮件管理功能。所谓多语种邮箱账号，是指含有中文、日文等非英语字元的电子邮件地址，如「张小明@大同.台湾」，未来的电子邮件所需要处理的非英语语种将会更加多样，如亚太经济合作组织(APEC)在2013年9月16~21日于美国召开的电信工作组会议，参与的经济体包括国内、俄罗斯、加拿大、泰国、马来西亚等经济体代表，就要求未来的企业电子邮件，必须能够确保多语种邮件账号应用技术畅通无阻，如同时支持中文、法文、西班牙文和葡萄牙文等字元。
电子邮件与实时通讯需加以整合
除了既有的电子邮件系统外，新一代移动通讯App的低成本、实时性与分享性，也正在改变企业内外的沟通形式，尤其是IT预算有限的中小企业，将可因此拥有较电子邮件更为快速的沟通机制，但也为企业带来新的管理挑战。
其中最让企业担心的地方，就是此类免费的个人实时通讯App是否安全？因为这些免费个人实时通讯工具，并不像企业实时通讯系统通常会部署在企业自己的服务器上，不管是安全管控或数据保存，都会让企业感到忧虑。
虽然近年来的实时通讯工具，如Line、微信、Cubie与M+ Messenger等，都有采用加密技术，但其他管控机制仍有不足之处，如阅读权限、加密、过滤等管控机制，企业仍无着力之处。
因此在实际应用上，企业多半会要求员工，实时通讯工具应该用在没有机密考量的对话与讨论，如约定时间或地点，企业机密或重要数据，还是要藉由电子邮件、在线会议系统，或是在面对面的会议上进行。
事实上，由于许多实时通讯工具是以使用者的个人电话号码来注册，这些个人实时通讯工具的好友清单，企业势必很难集中管控、备份，更不可能像企业实时通讯工具一样，可以提供完善的对话记录与Log纪录保存，信息保存时间也不够透明，而且也很容易遭到修改，证据保存效力不高，更衍生许多管理上的困扰。
但在BYOD的趋势下，企业很难禁止员工禁止使用这些实时通讯工具，想要求员工区分私人及企业用的实时通讯工具，就如同要求员工要将个人或企业的电子邮件帐号分开使用，一样的困难。
因此，企业未来势必得制定更加全面的BYOD管理政策，不但要同时管控智能手持装置上的电子邮件，还应该包括实时通讯工具，如在员工的装置上加装监控外挂程序，以侧录实时通讯工具上的文字，甚至记录传档内容、语音，提供事后稽核的电子记录供举证之用。但要注意的是，企业一定要做好事前告知与稽核权限的规划，以免遭致员工反弹，甚至因而触法。
只是这样的作法，要套用在新实时通讯工具上，有一定的难度，现在即使是MDM产品也无法侧录Line等App的通讯。如果使用者是透过3G网络执行，管控将更为困难，包括电脑病毒、黑客入侵，或是利用诈骗连结骗取个资，都将是企业需要面对的问题。
私有云服务可降低导入成本
未来的企业通讯工具，将更为多样，目前已有不少业者，如Alcatel-Lucent、Avaya、Cisco、IBM、微软、NEC、Polycom等，都已提供整合通讯解决方案，让企业内外沟通更便利，除了安全性、稳定性与扩展性外，涵盖面向也都考量电子邮件、移动通讯、语音沟通、视讯沟通，以及协同作业能力。
电子邮件或实时通讯的企业解决方案特点，就是能与企业内部帐号结合，并能够建置在企业服务器上，但因为所费不赀，中小企业导入有一定程度的困难。所幸未来将会有更多私有云服务，将会致力于相关领域，企业若希望拥有同时兼顾效率及安全的通讯工具，适度的投资可能很难避免，但选择将会更多，负担也会更轻，值得考量。
