企业应兼具降低营运成本及敏捷回应能力

因应日趋复杂，变化快速的全球市场，透过IT基础建设设法提升敏捷回应能力，似乎已是智能企业无法回避的方向。凯捷(CapGemini)管理顾问更具体的为信息长和企业IT部门确立了三个最重要的目标：结合企业IT部门与业务策略，让企业IT资源与投资能够配合整体企业发展的方向；管理企业IT成本，在扩大IT部门资源价值的同时，控制好预算；提供企业敏捷度：让各个业务层级能够快速敏捷地对企业内外部事件做出回应。

但微软(Microsoft)指出，控制成本与增加回应度，通常是彼此矛盾的。尤其是已经有一定规模的企业，IT预算的成长幅度通常非常缓慢，但新的期望却往往以倍数成长，此外，企业既有的IT环境往往会持续占用大多数的预算，真正能用在企业需求殷切的重要成长范围，其实相当有限。

为了提升企业敏捷度，并且结合IT与业务的共同目标，CIO必须要在不牺牲IT部门生产力的前提下，制定业务生产力的策略。CIO主要面临的挑战，是必须要做得更多，包括安全与管理需求增加，延伸既有系统的需求增加，执行策略业务活动并简化日趋复杂的基础建设系统等，但IT预算却可能不增反减。

因此，智能企业的IT部门，应该是能藉由适当地提升业务生产力，同时增加IT生产力。微软认为，CIO要达成前述目标，必须要考虑四个方向：降低采购与建置成本、改善安全与管理、延伸企业既有资产及为策略业务活动重新定位IT资源。这四个方向也正符合凯捷管理顾问所提出的三大目标。因此，智能企业的IT基础建设，自然也必须考虑能够有助于发想和创造新业务产品和服务的能力。

降低采购与建置成本

微软指出，就采购而言，可以透过集中化和策略性采购，达到较佳的购买力，如购买较多使用者使用之软件，但前提是必须要在特定业务流程解决方案，和能够处理大多数状况的两种解决方案当中取得平衡。

而对IT部门和最终使用者而言，整合式的平台比起购买多重产品，能够以较具成本效益和有利的方式来达成同样的目标。除此之外，如果厂商的数目减少，授权协商和重新协商的工作，也会变得较为轻松。系统的价值也会随着被更多使用者所使用而增加，让企业能够对其资产作更佳的利用。

换句话说，简化就是成功的关键。因为在基础建设日趋复杂的趋势下，简化和利用产品既有功能的能力将变得更为重要。建置过程中的自动化程度越高，所需的人力成本就越低，整体成本也能够减少。但开发或设定自动化，刚开始一定会有一些固定成本，因此IT部门应该慎重考虑有助于建置过程自动化，并减少专业技能必要性的产品。

改善安全与管理

在提升安全与管理方面，企业虽可透过可执行之政策管理和标准来达成，但同时还要考虑到可用性(usability)的问题，IT部门应努力兼顾最终使用者重视的易用性，以及IT安全管理问题。

微软指出，建立安全法令遵循方面最高的成本，应该是人力资源成本，所以IT和法务部门应该致力于如何透过整合的工作流程和科技，透过利用良好的IT控制架构、有力的政策和能够管理、维护和报告企业法令遵循状态的科技，幅减少支持法令遵循系统所需的人工–天数，将安全功能自动化，这也正是智能企业的重要内涵。

一旦IT安全法令遵循的环境得以改善，包括标准和经常费用的降低、减少额外津贴与特殊资源，以及透过自动化改善营运流程等移动，都能够导致IT营运成本的节省。

延伸企业既有资产 重新定位IT资源

尽管企业会对IT后端系统投入大笔预算，但由于使用者个别授权需求、IT运用能力等因素下，组织当中的许多使用者，不见得能够有效的接触到这些重要的数据数据，自然就无法协助企业改善营运，以及制定更为完善的决策过程。

如何串连后端数据库及前端软件，为企业延伸既有资产，可能是最大的改善机会之一。若能让后端系统中的数据，能够透过员工最熟悉的桌上型电脑软件如微软Office来应用，藉由提供使用者既有应用软件的外观与使用感受，以提升采用率，就可为既有资产创造更多的价值。

而在为策略业务活动重新定位IT资源方面，微软建议，IT首先必须要释放出部分资源，才能够专注于高价值的工作上。其次，IT和业务必须要目标一致，才能够确认并执行值得从事的活动。

IT部门唯有在不用背负起「解决」既有系统相关问题的责任时，才就能够将心力放在处理主要架构提改善，或者增加新功能上，以帮助企业达成更重要的目标，并且提升其在市场上的竞争力。

如IT部门应在安全的前提下，重新将特定工作的责任和业务使用者结合，如将核准存取权力的责任下放给主管，不但能让IT部门减少一项例行程序的负担，主管也可以在不需要IT部门介入的情况下，自己执行特定工作以符合企业营运目标，而这正是业务部门希望且需要的。

另外一个能够整合业务与IT目标，又能同时减少IT部门工作量的方法，就是建置业务流程管理(Business Process Management；BPM)工具，让业务使用者自己定义复杂的业务流程，并且自动实施这些流程，加速业务流程的实施，同时减少对IT部门的依赖，创造定制化的解决方案。