家乐福人资迈向数码化、省纸减碳 运用Vital BizForm简化新人报到流程

Vital BizForm 的 UI 设计简洁明了又美观，并和 Word 界面一样可快速上手，方便人资轻松自行设计、且入职员工透过手机操作就能先行完成到职作业，让人资快速收到数据。叡扬信息

身为国际大型零售集团的家乐福，近年持续透过数码技术优化顾客服务，致力于成为「最数码化的零售公司」，而在人才管理上更是善用多元数码工具提升作业效率，落实数码赋能、驱动员工成长。

家乐福人力资源部杨丽华总监表示，每年新进报到人数将近9,000多名工作夥伴，人资部门从徵才到新人聘雇过程中会收集到非常大量、各式各样的纸本表单，包含个人基本数据与入职要签名的守则或契约书，这些数据还要再由人资打字、扫描档案汇入公司系统以及整理保管，而为了改善费时又繁琐的作业流程，开始评估招募系统等不同的解决方案，希望可以更方便、高效率的收集新人报到数据，因为有导入叡扬人资系统的良好合作经验，最终选择运用叡扬Vital BizForm智能表单，将以往数十张的纸本表单数码化，简化新人报到流程、大幅提升招募效率。

简化新人报到流程，同时优化员工入职体验

家乐福过去几十年的招募作业都是使用纸本表单，因为新人还没正式进公司，也没有相关权限可登入系统自行填写，人资需要准备大量的纸本文件让入职员工填写，包含个人数据、员工守则、同意书、说明书、雇佣契约书等，有些数据还要附上一堆黏贴证件，对于人资整理数据相当耗时。

人力资源部全国薪酬福利经理简秀如进一步说明，这些纸本表单由各店负责人管理、收集纸本数据，完成记录后需要封箱，家乐福再用物流车运送到各区人资办公室归档保管，过程中累积的大量纸本文件不仅不符合省纸减碳的环保需求，也提高了归档、存放查找的难度。

导入Vital BizForm后，人资可在寄送录取通知信件时，一并附上Vital BizForm的外填表单连结，当新人收到email，就能在线填写、签名或是上传个人照、身份证等，完成后直接回传进家乐福人资的数据库，不需要再由人资一一输入数据，大大简化流程、提升效率，更有利于省纸、节能减碳，实践企业ESG永续发展。

此外，Vital BizForm的弹性设计符合企业设计专属表单的需求，具备多元化栏位类型，加上UI设计简洁明了和Word界面一样可快速上手，因此人资几乎不需要透过在线教学就能轻松自行设计与更新表单流程；新人透过手机操作先行完成到职作业，让人资提早收到数据，不仅帮助人资省时省力、便利管理文件，更优化了员工入职体验，不用再印出一堆纸张为了签名、黏贴证件。

高效掌握员工流动与回锅状况，收集数据更省力

此外，由于工作类型关系，家乐福常常会有大量的离职夥伴回锅的情况，人资往往需要再重复一样的作业流程，包括重新打印需要填写的表单、重新扫描数据等，未来家乐福预计应用Vital BizForm推出的回填问卷验证身份新功能，让离职夥伴透过简讯及信箱的双重身份验证，表单可带出填写者的姓名、手机等数据记录，就能快速回覆人资，这些收集到的表单，更可以让人资进行统计分析、掌握人员流动状况。

杨丽华总监认为，企业数码转型、永续发展是一个需要各部门携手合作的长期目标，人资部门也将持续落实数码化与无纸化、提高作业效率，并专注于人才管理与培育，为家乐福创造最大价值。