符合金融法规的电子帐单系统建置

电子帐单发送与纸本帐单发送在信息处理上所需遵循法规相同，只是在送达收件人媒介不同，电子帐单更注重信息安全与个资保护。沛盛信息

透过电子邮件发帐单已经是产业界明显趋势，传统纸本帐单则逐年快速减少。金融业考量电子帐单发送，不论是企业内部自建系统或委外发送，最重要就是法规适法性，必须要在完全符合法规前提下进行规划。电子帐单发送与纸本帐单发送在信息处理上所需遵循法规相同，只是在送达收件人媒介不同，电子帐单更注重信息安全与个资保护。

电子帐单法规

在法规上规范电子帐单的发送，主要是由传统纸本帐单的差异延伸而来。帐单通知仍然以纸本为基础，但在取得客户同意之后，得以使用电子帐单作为延伸。纸张帐单若非以挂号信寄送，仍有可能未收到信件，电子帐单法规会要求确保客户确实有收到通知。此外，电子帐单信息安全保护也是法规另一大点，这部分除了传统银行网安防护之外，会特别注重在发送过程安全性，并不得将机密敏感个资透过国外网络发送帐单，电子帐单寄送必须透过位于台湾国内机房，但不必然是要在寄送帐单之金融公司内部机房。

1.取得同意:电子帐单被广为接受是2010年后，智能手机普以及节能减碳观念升起后，但是金融业的客户有很多都是开户许多年，过去他们都是透过纸本帐单取得通知，因此要改用纸本帐单成为电子帐单，首要条件就是要取得这些客户的同意。这是由纸本转换为电子帐单的第一个门槛，金融业做法这是提供各式各样的诱因，例如礼卷、减免费用、赠送点数等，吸引客户同意使用电子帐单。

2.确保送达:纸本帐单是金融业帐户通知基础做法，电子帐单主要是将纸张帐单改为电子邮件寄送，在法规上会要求，必须要确保电子帐单正确送达客户，如果电子帐单退信，必须改用纸本帐单重新寄出。这是由于电子邮件寄送毕竟透过网络，有许多网络传送不确定性，为了保障金融业客户权益，若电子邮件无法寄送成功而退信，就必须改用纸本帐单重新寄送。

3.信息安全保护:电子帐单相比纸本帐单多增加信息安全考量，毕竟透过网络传输必须留意信息被窃取。帐单本身包含许多个资，且都是属于机密敏感金融个资，这部分法规上会要求以符合电子签章功能电子邮件方式寄送，并采用邮件常见加签加密方式，确保信息传送安全无虞。信息安全法规通常包含三部分要求：发送端：必须保留有完整的发送记录，以便事后可以追查；发送系统也必须等同银行信息系统，须有紧急应变与灾害复原机制。

传送：发送过程必须确保机密数据，在传输过程安全进行。产业做法是透过发送时加入DKIM、TLS加密进行，或再加入邮件凭证。接收：收信时非本人无法打开邮件内机密数据。产业做法是将帐单置于附件PDF并采加密处理。

电子帐单委外发送

许多金融业者在考量电子帐单发送时，都以为电子帐单系统必须完全在公司内部安装与邮件发送，才能够符合金融法规。但其实在法规上并没有做此规范，法规是对帐单寄送作业，需有相对应信息安全与稽核记录。

因为电子帐单发送并非金融业核心业务，这是通知客户行为，是属于金融本业附属功能，法规主要在内控与网安管理，并未要求一定要在公司内布建立电子帐单发送系统，因为纸张帐单也没有任何法规，要求帐单寄送必须全部由金融业公司内负责。电子帐单是纸张帐单延伸，因此在法规上并不会要求金融业公司内部处理与发送，而着重在规范信息安全与个资要求。

以纸本帐单而言，帐单印制早就委外处理，因为纸本帐单数据数据本身就是数码化，只是委外给专业帐单印制公司印出纸本，再交由邮局寄送，甚至邮局也能承接了纸张帐单外包印制以及寄送业务。电子帐单的委外发送，就是把原本委外印制纸本帐单，交给专业电子邮件发送公司进行，能够自动生成整张电子帐单，也能透过邮件系统发送给收信人，等于是取代了纸本帐单印制以及邮局寄送这两道程序。

电子帐单发送系统推荐做法

大型品牌企业跟银行、证券、保险等金融机构，过去存有自建私有云系统最安全，但忽略了公司内多种系统，各有不同防火墙进出连通需求，网安设定极为复杂，需有足够多专业网安人员随时监控。且越多系统也意味越多漏洞，造成即使知名企业、银行都发生勒索病毒、钓鱼诈骗等网安破口。

「沛盛信息」在台湾自主研发高速发送引擎已十多年，针对金融业电子帐单发送，采用混合云方式运作。可在公司内部产出完整经PDF加密后电子帐单邮件，再透过「沛盛信息」邮件发送，由于内含机密敏感个资PDF已经加密，邮件发送时并无法查看这些内容，完全符合金融监理单位法规要求。

混合云采用针对邮件专用网安防护，任务属性单一，专业网安人员管理多套企业混合云系统，比起企业自建邮件发送软硬件，混合云比私有云在安全等级上更为胜出，且完全符合金融主管机构法规。

1.混合云发送:一封电子帐单包含邮件内容生成与发送，对网安与个资影响最大是在邮件生成，以信用卡电子帐单为例就是将附件PDF生成且加密。一但最敏感帐单数据已经PDF加密，就已不存在个资外泄可能性，之后就是选择能高速发送电子邮件系统。

混合云电子帐单架构就是将帐单系统切成两部分，敏感帐单数据加密端在金融业内部系统进行，发送则交由专业电子邮件公司进行。这种架构帐单加密与邮件内文生成，所有个资都留存在公司内部，依照网安内控准则运作，不会个资外泄，对金融业是最安全架构。但邮件发送则交由外部专业电子邮件发送业者进行，这是因为邮件发送牵涉到寄件IP、收信服务器挡信逻辑、退信处理、开启、点击追踪，这是一连串复杂系统运作，又不牵涉到帐单数据敏感个资，要由专业邮件发送公司进行，才不会遇到发信IP被当成黑名单无法顺利寄送，反而衍生法规疑虑。

2.个资加密:金融业建置电子帐单系统，最关心就是对个资保护，因为信息安全防护首要防备就是个资外泄，而银行所拥有个资都属于财务相关机密敏感个资，若产生个资问题会面临庞大法律责任。而最好个资保护，就是将需传送机密敏感个资加密，常见做法是将帐单置于邮件附件，开启需要口令（多数使用身份证字号）。

「沛盛信息」所提供电子帐单混合云，电子帐单附件PDF生成由金融业内部使用专用帐单系统产生，PDF已经加密，之后产信在金融业内部进行，将邮件本文与PDF合并成为邮件，再将邮件透过专用加密通道传输到「沛盛信息」后发送。这种做法所处理PDF都是已经透过口令加密，不知道口令无法被打开，因此即使邮件发送并非在金融业公司内部服务器进行，对于个资依旧能有完整保护。

3.符合法规:混合云电子帐单架构在实务运作上完全符合法规要求。原本现有纸本帐单即为透过委外厂商寄送，电子帐单等同于将邮差寄送信件，改为透过信息厂商透过SMTP寄送，以金融监管法规，纸本帐单或电子帐单，所需做到的个资保护并无差别，惟电子帐单会有网安考量，这部分法规条文也规定帐单采委外处理者，网安要求比照金融机构内部发送等级办理，以及防止客户数据被泄露、窃取或窜改。

电子帐单采用混合云架构委外处理帐单发送，只要在委外时双方合约条文订定要求符合网安等级，并定期做网安稽核，混合云做法完全符合法规。

采用电子帐单已经是金融业明显趋势，即使许多银行都开发出App，帐单可在App上查询，但仍免不了要通知客户已出帐，有鉴于App推播信息经常被关闭，最可靠的通知方式仍然是透过电子邮件。

因此透过电子邮件方式，不论是直接PDF帐单附件，或是单纯通知本月帐单以出帐，请到App/网银查看，采用电子帐单比例逐年攀升。站在银行立场，更由于纸本帐单不论打印或寄送纸本都成本高涨，采用电子帐单也是节省成本力利器。

「沛盛信息」为专门协助台湾大型知名品牌发送电子报专业厂商，所推出电子帐单混合云模式，对注重网安的金融业，例如银行发送信用卡帐单，证券业发送交易通知等，具有敏感个资对帐数据PDF，已在银行内事先加密再传送至「沛盛信息」透过电子邮件发送，完全符合金融监管法规，能确保个资受到保护，是金融业电子帐单系统最佳做法。

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