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Adobe吴振章:中小企业启动数码引擎的四个步骤

Adobe吴振章:中小企业启动数码引擎的四个步骤

疫情改变了企业营运和工作模式,在WFH的线上工作形态下,企业是否已经具备数码化的流程管理能力?是否能在在线完成所有企业签呈 / 表单 / 文件 / 数据的签署、共享、审核及储存管理流程的自动化能力,正是考验企业在此特殊时期下,是否具备足够的应变能力和营运弹性。

Adobe大中华区董事总经理吴振章表示,自动化工作流程不一定复杂又昂贵,对中小企业来说,将常见的纸本流程改为在线自助服务流程,只是四个简单的步骤。

首先,是启动新程序:按需求建立HTML表格,并针对适用情况选取适当表格或档案套件。其次,触发后续步骤:使用条件式逻辑正确传送每个要求,让档案自动依次从一个工作移至下一个工作。第三,采取移动:自动将工作传送给正确的人员。收集档案、审核、核准、签署、传送等。最后,使用仪表板:管理已签署与已接收的档案、生成报告,并实时审视档案周期。

透过自动化流程的建置,客户、合作夥伴、员工就可以随时随地开展业务,提升生产力并改善用户体验。

吴振章表示,「数码档案」这项有助加快数码转型的关键技术,已成为企业营运的必须品。根据Adobe进行的一项调查显示,亚太地区受访企业中,有84%的公司将在疫情后继续使用电子签名档案,更有73%的受访者认为,未能提供电子签名选项的企业,营运表现落后。

疫情前,数码档案管理只被视为企业众多改善提案的其中之一,但在疫情期间的考验下,让数码档案这项能够加速数码转型的关键技术,从「Nice to have」成为了「Must to have」。不论是提升企业生产力,或是要满足消费者日益成长的期望,中小企业建立数码档案管理自动化流程,已是不可回避的课题。

许多中小企业员工每天都重复执行撰写合约、收集客户数据、订购标准耗材等相同的任务,这些人手操作的纸本流程不仅消耗员工宝贵的时间,亦无助提升企业效益。如能善用如Adobe Sign进阶工作流程等自动化技术,就可以协助员工更快、更准确地执行常见任务。

例如,人力资源经理可以根据每位应徵者的职位、薪资、福利等,通过一个简单的网络列表,自动生成不同版本的录取通知书,然后发送给录取者签名,并且追踪通知书进度,存成已签署的数码副本,省去手动建立、打印或邮寄的工作流程。如此,员工就能将精力投放在能为企业带来更大效益的业务上。

然而,许多计划启动自动化工作流程的企业,往往不知应从何处开始。Adobe从经验中提出建议,在订立合适的自动化流程时,企业可以从记录签呈纸张使用情况开始,找出那些因手动或纸本工作流程而影响累营运进度、或延迟业务价值的工作环节,着手进行改善。

接下来,让包括员工、客户、供应商、合作夥伴在内的所有利益关系人参与企业转型。不但要确保所有人都参与,也要让参与者了解解决方案对企业及个人带来的潜在好处,可以如何改善他们面临的具体痛点,以强化其变革决心。最后,一定要作长远考虑,制定短期及长期的数码成熟度里程碑,并朝着目标迈进。

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