企业导入云端办公室 创造高产能与获利

以让企业能降低成本、提升工作效率，创造更高的产能与获利为诉求，云端办公室(OA Cloud)目前已成为许多企业IT解决方案提供者不约而同的经营重点，所提供的服务内容，不外乎是让员工透过网际网络就可随时随地存取云端上之文件与数据，就算不进办公室，也能随处办公，不受时间与距离限制，轻松存取任何所需档案，有效解决问题，提升工作效率。

移动设备扮演云端办公室要角

但有别于个人使用者早已习惯使用的Google Maps、Dropbox云端硬盘等公共云服务，企业在信息安全及内部流程控管等考量下，通常是以私有云作为基础，使用者可以将重要且须分享之机密性文件放置云端，透过安全加密的管道存取，其他数据一样只要透过浏览器亦可顺利开启与编辑及存取数据。

尤其台湾经济型态对于进出口贸易依赖甚深，许多企业在海外都设有据点，为了打开海外市场，企业员工出差的需求更是常见，如果将重要数据如契约带在身边，除了会有遗失的风险外，若有任何修改，也可能出现版本不一致的问题，但如果透过云端办公室，将档案文件放在在线数据库，企业员工只要能够上网，就能随时随地修改档案文件，免去档案未带或是档案太大无法传送之不便，缩短传送时间与数据不同步等问题。

此外，近年来IT的发展趋势走向IT消费化，更多对云端的需求、更多样化的装置、更多移动工作者，不断的带动新的发展与需求。在这种趋势下，工作与个人分界越来越模糊，移动力不断被提升，越来越多消费者创新功能被创造之后，使用者会希望上班使用的经验，等同于回到家的使用经验，更让云端办公室的想法，可望得到更多员工的支持。

但IT工具如桌上型电脑、笔记本电脑、平板电脑、智能手机、iPad、电子书等装置日趋多元时，虽然能为企业提供视觉导向、便利携带等崭新应用，跟更多的客户接触以维持竞争力，但企业同时也面临到如何兼顾IT弹性的提升与安全性的挑战。

微软建议，企业在选择移动设备考量上，可从应用程序、连结性、管理性与安全性4大面向着手。应用程序部分，需考量以创造或消费为主，是否需要使用现有应用程序、如何部署、如何使用Office，以及谁能提供协助等。连结性部分需考虑离线状态、第三方软件或硬件周边。至于管理性方面，这些多元装置是否应该被管理？此模式可以被大量延伸扩展吗？需要纳入AD管理端吗？最后在安全性方面，必须考量如何向公司稽核员展示符合企业规范，同时能保障知识产权，降低机器遗失遭窃的风险。

私有云及协同合作是关键

值得注意的是，云端办公室所提供的服务，不仅仅只是Office、电子邮件及云端硬盘等服务，更重要的是，如何让企业员工彼此之间能够进行协同合作，才能真正符合「办公室」的精神。

以远传的通讯私有云为例，包括云端话务、云端会议室、云端录音等，就可让企业以简易便利的方式，有效进行人员管理、成效管理、成本控制以及信息管控等各项工作。

如云端话务可以提供分机互拨免费，并藉由多点使用，降低设备的投入与后续维护成本，企业可省去购买IP-PBAX(交换总机)、建置机房等花费，尤其运用在多分支企业的节费效益更为显着，其整体成本最多可降低约30%。

至于云端会议室，除了传统的多点会议室型态的视讯连线之外，还可将不同类型的移动设备纳内入多点视讯会议使用，借由无线宽频随时随地都可召开会议、掌握商机。

对有在线实时录音需求的特定行业如金融业、客服业或证券投信产业，透过云端录音，各中心将无需分散购置录音设备，线上调阅录音/监控，电信机房集中录音及备份，并保存至少5年。高规格IDC云端机房，音档加密存取，确保数据安全无虞。

私有云建置服务要慎选

此外，除非企业IT资源够丰富，足以自行建置私有云，否则企业仍需要设法搭配公有云及私有云的资源，整合出最佳的办公环境，而其中往往涉及许多跨系统及技术面的问题，因此企业一定要慎选云端服务供应者，才能有效部署云端服务以开创崭新营运商机。

服务供应商最重要的能力之一，就是要有横跨不同系统的知识与经验。因为要完成云端办公室，企业e化系统势必得要延伸到移动设备来使用，但不同的装置所使用的操作系统不同，操作界面也各不兼容。

如笔记本电脑因为普遍采用Windows操作系统，考量目前大多数企业的e化系统是建立在Windows环境，整合性问题最少；平板电脑则因为许多企业e化系统已经将前端操作界面Web化后，即使是属于苹果的iPad，透过浏览器开启为Windows环境设计的e化系统，整合难度也不像过去那麽高，但智能手机就比较麻烦了，因为手机与电脑的操作系统规格非但不同，而且分辨率差异甚大，所以中间必须有1个中介软件，才能让智能手机顺利存取后端电脑的e化应用。

相较之下，原本被认为会是最佳移动商务工具的Netbook，却因屏幕不够大、键盘输入不够友善等问题，在商务应用上，显然不敌平板电脑，加上Ultrabook的出现，Netbook的体积优势也不再明显，价格优势也不见得能比得上7寸大小的平板电脑，都让Netbook很难在云端办公室市场持续发烧。

云端办公趋势已成形

根据国际调查机构IDC的报告指出，2006年全球移动工作者已达7.58亿人，估计2011年将超过10亿人，届时全球有30%的上班族，都是移动工作者，也成为云端办公室市场的成长动力。另外，资策会MIC调查报告也显示，有47%的大型企业开始重视员工移动性支持。各种数据显示，不管是商务人士或是企业，想要继续拥有竞争力，绝对不能忽视具备云端办公室的重要性。