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【童恒新专栏】疫後爆量的线上数码研讨会 你是卖家?还是买家?

【童恒新专栏】疫後爆量的线上数码研讨会 你是卖家?还是买家?

学者们参加国际研讨会,心中大多充满期待:当观众时,可吸收新知识增广国际观;当演讲者时,可传递己身专业和经验给国际人士;不论身为听众或讲者,总是收获满满。除此,研讨会结束後,在全球不同城市的体验,亦是难得的生活经验。

2020年受疫情影响,大部分国际研讨会改成在线或取消,台湾诸多原订实体举行的研讨会,因疫情的不确定性及须遵守防疫规范亦改为在线。经过一段时间的适应期,参与者已熟悉在线软件的使用和操作,更能设计出接近实体的互动体验。许多人也喜爱上线上数码的方便性,无须舟车劳顿,无须梳妆打理,省下不少时间与费用,多出弹性运用的空间。

欲主办一场高品质、适切性的线上数码研讨会,有许多需要注意的事项,以下分享如何筹备与如何寻觅的眉角。

主办单位应如何筹备?

要让线上数码研讨会的学习效果达到最大值,专业的主轴设定及幕後行政团队是很重要的关键。首先,可盘点近期相关领域研讨会主题及排程,用热点分析找出可能吸睛的知识缺口。

建议邀请的在线演讲者是否拥有专业兼备幽默感,若有邀请国外专家学者,安排上要有巧思的注意时差的问题。也可请国外讲者先预录演讲影片,避免当下网络不稳;若观众以本国人为主,英文非母语,若讲者有口音、或信号不稳造成声音断续,会增加理解上的难度。此时可预先做好影片中英文字幕的後制工作,以增加学员学习成效。

关於线上数码平台的选择:目前市面上常用的线上视讯会议软件,如Google Meet、Microsoft Teams、Cisco Webex、Zoom等,功能其实大同小异。若需要提供中英文双轨实时口译功能,宜选择其不限时间,稳定性高,详细的观看分析,会议录制有支持云端储存,且无限制容量,例如Zoom企业版。通常会议视讯设备公司都会提供上述服务,也可以透过此类公司的专业服务,让会议更流畅。

研讨会开场前的暖身课程前20分钟开放学员在线签到,播放轻音乐,好处是让学员确认自己有听到声音,调整自己的设备。

建议要有一位专门的工作人员担任小编,实时回答学员聊天室的问题,让学员安心。若研讨会有提供中、英文双语音轨实时口译,可以请主持人在开场前,再次说明如何使用,并请学员测试看看有没有切换成功。

Q&A时间若开放在线学员自由发问,可能发生多位学员同时提问的情况,也会因为网络延迟问题,导致发问学员声音重叠的情况,因此建议可以事先请学员在听课的同时,就先记下要提问的问题,在聊天室先用文字发问,行政端指派工作人员负责收集问题,将相似的问题汇整,在Q&A环节时,统一由主持人代为提问。

会议结束时公告填写课後问卷,并於会後寄发参加证书。观看会议後台分析纪录,可以清楚知道每一位学员的进出时间及观看时间,通常下午学员观众会开始离开,等到签退时又会重新上线。也可以注意哪位讲者的时段人数较多,可以去思考是因为讲师魅力还是时段较佳?上述的分析信息,皆可以做为下一次会议安排之考量。

行政人员亦是研讨会成功的关键,从架设麦克风、调整演讲桌镜头角度,与主持人顺流,与设备工程师沟通,甚至当场化身为导播。一场完善的线上数码研讨会,讲者虽是灵魂,但同时需要强大的行政团队支持,以完成细腻的内涵传递工作。

听众如何选择? 买家卖家的平衡点

实体研讨会可以达成专业交流、社交网络与异地文化体验,然而线上数码研讨会大大降低後面两项目的。我们期待透过在线研讨会获得什麽? 跨域整合新意?完整自己专业拼图? 疫情後衍生的新常态?先了解自己期待与目标就可以分析各式研讨会的内容,达到同时累积学分维持专业证照与符合期望。另外,若是免费也是符合经济效益。

线上数码研讨会是疫情下的专业活动新常态,相关利益团体包含主办单位、厂商及听众。这样的三角关系衍生出与过去实体会议崭新的运作模式。主办单位(卖家)支出虽省下了餐饮、场地、招待、讲师交通住宿等实体服务费用,但因在线会议模式的报名注册费收入也因此减少。

厂商部分,功能完善的在线会议平台多为付费功能,国际性研讨会的现场实时口译服务变成翻译字幕,厂商赞助方式也从实体摊位转为数码广告。

买家(听众)市场中有许多具备经济效益的选择,能够提供独特新知识,买家才有意愿付费买单;卖家能输出其他竞争者无法取代的经验才能永续。

学术单位若为主办单位,则属於专业交流与传承,寻求第三方政府部门或厂商资源方能达成双赢局面。学者与专家是特殊族群,其自学能力极优,要能吸引他们主动花时间上线,必须有几个特点。首先,上课内涵要有前瞻性,例如多面向分析该产业新世纪走势;课程附有实用价值,例如数据分析可直接使用於己身的研究,或新颖数码线上教学秘诀,可直接实践在己身授课,提升学生学习成效。

若上完课提供国际认可的证书,加值个人专业,亦或吻合学校未来发展,都可以增加课程吸引力。

国立阳明交通大学於今(2021)年揭牌,将成为一树百获的杰出大学。疫情下由校方主办的线上数码国际师资培育课程依旧精彩,协助老师学习在线教学策略训练。护理学系有两位对教学充满创意与热情的教师参加培训,一位助理教授与一位副教授;经由培训後,老师们结合新颖的游戏互动过程进行线上数码教学,有别於过去传统的讲授方式,获得学生极大的赞赏。

作者简介
童恒新,国立阳明交通大学/护理学系特聘教授/护理学系 系主任
陈皓羽,台北医学大学 医学模拟教育中心/举办医护研讨会 行政专员


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