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WFH在线会议 机密全都露!?企业必知的营业秘密保护措施

  • 杜育绮台北

疫情之下,许多企业采取线上办公,在线会议已成趋势,只要会议中公开的信息,则必须承担一定程度的外泄风险。因应在线会议的盛行,有关其特有的保密措施,成为企业不可不关注的重要课题。

在2020年8月美国特拉华州衡平法院作出一项判决,原告因为在Zoom在线会议未采取区别会议代码、人别确认等保密管理措施,内部也没有事先界定哪些信息属於营业秘密,导致全部对外公开,而无法主张营业秘密受侵害。

本案原告Smash公司经营移动式垃圾压缩服务、并招募加盟商。被告Perri也想经营垃圾压缩事业,在2019年底疫情期间,假装有意加盟、参与多场Smash的在线会议,获悉信息後与友人成立Dumpster Devil公司与原告竞争。原告主张,这些在线会议中提到的业务范围、经营策略、预期支出及收益、商业模式、价格策略、客户名单均为Smash公司的营业秘密,并有与被告签署保密协议。

法院认为,原告虽与被告有签署保密协议,但其主张的营业秘密范围,亦有出现在不特定人可自由取得的销售宣传文件中,故并非营业秘密。法院进一步提到,就算Smash具有受法律保护的营业秘密,也未采取合理措施维护其秘密性。

因为,原告对加盟感兴趣者,都无偿提供Zoom会议代码,且於所有会议均使用相同的会议代码,亦未要求参与者输入口令、未使用批准进入功能来筛选参与者,也没有在每场会议开始时,确认参与人员,并剔除无关人员。根据记录,总计有114位人参与会议,但有20位不在会议名单上,也没有证据表明他们有签署保密协议,因此法院认定原告未采取合理保密措施,营业秘密受侵害之主张不成立。

本案原告因未适当区分公开信息及营业秘密、以及未采取合理保密措施,导致败诉。以本案作为借镜,企业应制定在线会议流程并落实执行,以下提出在线会议保密措施之强化做法,首先、在线会议前置准备须注意事项:(1)厘清机密/公开信息,确认可对外揭露的内容。(2)列出参与会议者名单,确认每一位与会者皆已签署保密协议。

於在线会议进行过程须注意:(1)每场会议应使用不同代码,纵使参与者均相同。(2)选用具有设定口令、批准进入功能的会议软件,并落实执行。(3)会议正式开始前,应检查并删除非名单上之无关人员。

综合上述,财团法人信息工业策进会科技法律研究所创意智财中心副主任邹宗萱建议企业召开在线会议前,应先进行营业秘密盘点,明确界定可以或不可以公开的信息,以免不小心於在线会议泄密,造成企业不可回复的损害;再者,与参加会议者签署保密协议,赋予其保密义务;最後则是慎选会议软件工具,透过设定会议代码、口令等方式,筛选并确认与会者身份,以确保遵守企业防疫指引的同时,兼顾企业的营业秘密保护。