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这些待办事项如何有效提高工作效率

  • 台北讯

填写今日待办事项的目的是什么?有些人是为了整理思绪,有些是为了补强自己微弱的记忆力,甚至有些人是因为大家都在写,所以「跟风」写一下。然而,把待办事项列举出来后,总会有那么几个「框框」,打不了勾、画不了杠,今天的善意提醒,成了明天的梦靥;明天的梦靥,又再成为后天的压力……。

填写待办事项的初衷,其实应是让程序简单化、让工作效率化,但计划总赶不上变化,天外飞来一笔的事情总是比待办事项还多,再者,多数人在列待办事项时都会产生一些盲点,不仅没让思绪更清晰,反而因复杂化而产生拖延病。好比说,有些人的to-do-list中,可能会有这几项:1.提交报价单给客户、2.制作专案预算表、3.撰写新提案、4.整理计算机档案。

这些内容看似合理,但其实这样的项目划分是不对等的,第1和2项是执行细节,第3和4项是工作大方向;具体来说,「写提案」还能切割出其它执行细节,如搜集竞品资料;而「整理计算机」,也能列举系统化归档、清理储存空间等。

正因人脑其实是擅于优先处理程序简单的事,将具体指令点出来,才是简单化的开始,内容不需要太细,但也建议不要太拢统,过大范围的任务容易使人逃避和拖延既然提到整理计算机,就来检视在to-do-list上最容易一直被延宕,但对于讲求效率的上班族而言,却是最不容忽视的关键待办。

如果有感计算机总是跑很慢,拖累了整理效率,那么先试试将下列几点列入「待办事项」:

(一) 病毒扫描:据调查,上班族一天平均花6.5小时在使用计算机,有时候几个不经意的点击动作,可能就会遭病毒入侵,以至于损害到你的档案和系统,而且这种侵害通常是没有征兆的。因此,规律地「扫毒」有益无害。网络上有些免费的病毒扫描软件可供使用,当你在午餐时间或参加会议前,先顺手按下扫描一键,确保计算机安全之余,也聪明地节省时间。

(二)升级固态硬盘(SSD):字面上看起来像一个大工程,但其实相当简单。固态硬盘之于计算机就像大脑之于人一样重要,灵活的大脑会加快你思考、整理的速度,优秀的固态硬盘可以让你更快速的开关机、迅速地加载系统和档案,并安全地储存你重要的资料!然而,现在仍有许多计算机安装的是一般传统硬盘(HDD),里面的机械零件会随时间磨损,或受到外界的冲撞造成损坏、硬盘坏轨,导致资料的遗失,甚至可能会影响到整个系统运行。

自己的计算机自己救,想节省工作时间、提升效率,就从「更新固态硬盘」开始,而且即便是科技门外汉也无需担心,现在网络上有最简单的步骤式引导,以半导体大厂美光旗下的SSD品牌Crucial为例,除了质量稳定可靠之外,还提供了System Scanner以查找兼容的SSD及DRAM和Crucial SSD安装指南这样的工具指南,帮助使用者轻松升级计算机效能。

(三)清理Cookie和快取:其实Cookie跟快取(cache)的存在都是为了简化工作程序,简单来说,Cookie能储存用户名和口令,再造访网页时,不需要每次都重新输入;而快取则能记忆曾浏览的网页,下次再开启网页时,即可快速地进入页面。然而,这些都会因庞大数据的累积,占用了大量的储存空间,而减慢了计算机运行的速度。因此,最好的办法是定期到浏览器的设定中,清除所有浏览Cookie和快取。

写下待办事项的用意,除了厘清自己的工作loading之外,最重要的是检视自己的「工作效率」,它是有目的性的,正因如此,更应「有方法」地去执行,而非一股脑儿地将空格填满,或是拢统地将大任务写上。用对逻辑和方法,再搭配上加分的工具,省下没必要浪费的时间。