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善尽供应商协同管理 扎稳智能工厂的基本功

台塑网应用软件事业群电子商务处处长叶青林(右二)强调,其供应商协同管理系统兼具招标、询议价、订单管理、交货管理、付款验证、电子发票等完善功能;图左为副处长徐崇铭、右一为业务经理张源利。

为打造智能工厂,制造业者无不想方设法提升软硬件设备,务求智能化生产。台塑网应用软件事业群电子商务处处长叶青林认为,企业追逐热门题材之际,仍应回归工业4.0基本意涵,紧扣「如何使客户更快获取产品与服务」原则,设法与客户紧密沟通、让客户随时知悉生产进度,自身亦须严格控管供应商供补状况。

台塑网应用软件事业群电子商务处副处长徐崇铭强调,「智能工厂」在于检视工厂整体作业流程中,自厂商供料管理起、至生产制造安排、交货质量控管、客户答交上皆能满足各段管理目标与要求,而整个过程绝非企业本体可独立执行,更需与供应商紧密配合以达成目标。因此智能工厂在不脱离传统生产管理之本质下,如何进一步藉由信息系统之帮助,解决各段瓶颈并加以落实,让整体流程环环相扣进而产生成效,将是与竞争对手差异之重点。

而在生产管理中,有诸多生产要素,如机台设备管理、人员安排调度等可为企业控制、检讨与调节改善,但仍有诸多外部条件,非为生产厂可全然掌握,尤其是外部供应商配合供料之速度、质量与供给数量等,更是最容易让订单答交与成本产生变异之因素所在。为此台塑网开发供应商协同管理系统,使制造商在接收客户订单当下,便立即串联公司ERP展开用料需求,据此向供应商确认供料能否实时,藉此解除缺料疑虑,顺利进行生产排程。而以往透过人力作业、纸本传输方式确认前述事项,难免有所疏漏,造成生产变异、安排不易,进而影响质量与时效,恐影响企业经营商誉。如今透过协同管理机制,可让上下游厂之间彼此讯息互通趋向智能化,消弭信息落差,提升生产效率,提升企业竞争力。

针对质量议题,徐崇铭说,以往供应商送料入库,厂区现场人员验料后,若遇质量问题,便出具异常报告,再由采购部门或使用单位研读报告,节录重要信息后,做为供应商的改善依据。尽管现在异常报告普遍走向电子化,但后续执行面,仍仰赖层层关卡及人为介入,恐延缓供应商的处置效率。

一旦借助供应商协同管理系统,只要发现质量异常,系统第一时间自动发出通知,要求供应商立即处理;依台塑企业导入经验,透过自动化系统跟催机制,平均可缩短问题处理时间约2~3天,透过快速反应异常、协同解决问题,将为客户、企业与供应商大幅降低后续无效率的处理成本与等待时间,提升三方收益。

新世代供应商协同管理系统,竞标、交货、发票全面电子化

叶青林指出,虽然不少工厂已达高度自动化,但在寻找合适供应商、或与供应商互动过程中,仍依赖采购人员手动作业,台塑网建构的供应商协同管理系统,可大幅减少人员作业时间。探究这套系统的关键机能,包括以下几项:首先在线招标、厂商报价、开标比价、议价等功能,将进一步有助企业引进对抗性厂商与材料,降低缺料风险。其次提供智能化订单通知、确认与审核功能,有助降低购备天数,依台塑经验平均可减少4.5天,连带降低材料库存准备量、减少相关支出。

再者提供交货管理功能,使企业精准掌握供应商交货的品项、数量与时间,当货物运抵现场,同仁仅需确认数量是否相符,即可刷条形码入库。另针对货款部分,货款查询、付款验证、电子发票等功能,台塑于2005年建立台塑网电子发票加值中心,每年处理逾百万张发票,凭借丰富经验,已发展出极为完善的勾稽功能,让财务人员不需费时验证发票内容,大幅提升作业效率,同时也降低错误率。

台塑网应用软件事业群电子商务处业务经理张源利表示,台湾商用车灯制造龙头璨扬企业,考量车灯零组件繁多,人员负荷过重,亟思打造智能化供应商协同管理系统,于2016年评估引进系统进行供应商管理。藉由台塑网能提供丰富的台塑企业管理经验,并具备完整供应商相关产品服务,决定采用台塑网供应商协同管理系统,原仅规划导入订单、交货模块,另有监于台塑网具备完整的电子发票管理Knowhow,且针对资安防护、教育训练、24小时客服建立配套服务,进一步导入电子发票模块,一并实现提升订单确认效率、降低交货错误率、加快财务人员对帐作业、降低沟通及庶务成本等多重综效。