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「TP办公通」大幅降低企业沟通成本 楠梓电专案效率全面提升

「TP办公通」大幅降低了楠梓电企业内部的沟通成本,进而提升其运行效能。

沟通是企业运行的根本条件之一,紧密、聚焦、实时的沟通工具,将可大幅增加企业效率,PCB大厂楠梓电近年就透过棣南公司专为企业打造的「TP办公通」实时通讯平台,协助内部人员精准掌握工作内容、加快专案进度。行政管理处信息部经理黄议锋指出,导入后短短半年内,该公司在平台上成立166个专案,工作效能全面提升。

棣南公司业务总监叶国雄指出,楠梓电是全球PCB制造大厂,员工总数超过1,500人,2019年度的营收达新台币55亿元,在如此庞大的产能与员工数量下,内部沟通成为该公司能否顺利运行的关键。黄议锋则表示,由于楠梓电的PCB产品机密性非常高,因此资安一直以来都是该公司选用系统的重点考量,现在常见的Line等实时通讯软件,由于目标使用族群是一般民众,加上渗透率极高,几乎人人都能加彼此为好友,也未针对企业设计资安防护,因此楠梓电禁止员工在上班时间使用,公务的联系事宜一律采用电子邮件。不过电子邮件的实时性不足,而且难以在专案管理中使用。因此楠梓电在2017年开始与棣南公司合作,导入「TP办公通」实时通讯平台。

「TP办公通」首先解决了一般实时通的资安问题,藉由棣南公司的协助,楠梓电在企业内部机房架设了私有云,此一通讯平台的所有文字讯息与档案都在此集中储存管理,以区域网络的方式杜绝机密资料外泄之虞。在功能方面,「TP办公通」则提供了专案管理和历史讯息管理功能。

在专案管理方面,「TP办公通」可透过PC、笔记本电脑、手机等装置连网上线,使用者可以邀请工作同仁开启专案群组,在此群组中直接分派工作、追踪进度,群组中也可以按照职权设定不同使用权限,确保内容的安全性。在专案管理功能中,所有的群组都聚焦在单一案件,确保讨论内容不会混淆,上层人员可以同时管理不同专案的状况与进度。在专案管理功能下面,「TP办公通」另外增设了讨论区,专案成员可以因工作内容的不同,另外开设讨论区,例如业务部就可另设只有该部门人员的群组,在其中讨论该专案的客户问题。透过此功能,专案管理页面的内容可以更纯粹单一,对工作内容与进度的掌握更精准,进而提升结案速度。

在历史讯息管理方面,现在一般民众常用的Line虽可透过查找找到过历史讯息,不过这仅限于文字内容,图片或文件档案经过一星期后,就无法再次下载。对此黄议锋则指出,不管是文字内容或图片档案,都是企业内宝贵的专业知识,而「TP办公通」不仅将这些资料集中在私有云,还将之纳入知识管理(KM)系统中。由于楠梓电内部的产品内容相近,绝大多数专案中所讨论、设计的内容都可为其它专案所用。透过查找机制,这些资料就能被活化使用,让其它专案人员可以用零成本取得高价值信息,强化专案执行效率。

「TP办公通」大幅降低了楠梓电企业内部的沟通成本,进而提升其运行效能,在导入过程中,棣南公司也提供了完整服务,除了协助导入系统外,同时也为楠梓电员工开设免费的训练课程,让系统能在短短两周完成上线。透过此平台,楠梓电全面提升专案效率,就如前文所叙,该公司在半年中成立了166个专案,如此巨大的使用量,正足以证明此系统的便利与效益,黄议锋表示,未来双方将持续合作,叶国雄也指出,棣南公司也将强化「TP办公通」的各种功能,让企业的沟通更顺畅。

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