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断链之后
 

无缝协同平台 助制造业消弭经验传承鸿沟

众所皆知,「接班人」是企业维持稳健营运的要素,遂让「二代接班」成为现今热门话题。但事实上除了经营阶层的接班布局外,现场操作人员的接班传承也十分重要,只因它是确保工厂永续运行的关键;在此前提下,愈来愈多制造业者导入知识管理系统(KM),期望让老师傅脑海里的宝贵知识,有计画、有系统地释放出来,保留在企业。

叡扬信息创新生产力事业群顾问师林立婷指出,经由该公司与制造业者接触与辅导过程,发现退休潮比想象来得可怕,不时可见老师傅已届龄却无法退休,或资浅员工被迫以3个月短暂时间、学习老师傅累积30年的知识;甚至有些业者透露,现有的全厂员工在15年内退休完毕,一个都不剩,显见经验传承的迫切性。

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叡扬信息创新生产力事业群顾问师林立婷表示,利用Vitals ESP功能堆叠,可从点、线扩展到面,并善用AI从被动找资料变成主动的推荐资料,大幅提升知识分享效率。

许多资深员工极有使命感,都想把知识留下,除了想藉由文件管理、知识管理等方式完成师徒间一对一交班,更想延伸为「工作圈」,将所有老师傅的Know-how汇集在一起,以大幅提高知识传承效率,只可惜要让老师傅写文件,并不是容易的事。为此叡扬不断精进其Vitals ESP知识管理系统的功能,让师徒不必特意多做什么事,日常一举一动皆能有效落实接班人计画。

林立婷说,具体的第一步做法,是师傅一边教学、徒弟一边笔记,由此产生第一版文件记录。有了这份笔记,师傅即可掌握徒弟的学习状况,也针对徒弟尚未理解的内容,转换讲解方式,让徒弟听得懂;当徒弟吸收到一定程度,即可安排到现场实作,由师傅担任影子教官,使徒弟在做中学习、学得更快。

不仅如此,企业经常要求新进同仁阅读过去重大事件处理记录,理解前辈如何一步步排解疑难杂症。一个开放式的知识管理平台,便能有效落实此事,让新进者得以跨越组织、职能,广泛阅读到最多事件案例、学习到各种处理技巧。

KM平台大幅提升跨团队沟通时效

林立婷重申,历经版本演进,现阶段的Vitals ESP不仅是知识管理「系统」,更象是知识管理「平台」,甚至加入了热门的AI元素,从过去被动查资料转变成主动推荐资料给相关的人。Vitals ESP蕴含的功能很多,最值得优先探索的三大主轴,分别是查询资料、储存资料,以及管理者运用资料。

针对查资料部分,假设使用者对于想找的内容所知有限,可藉由一般人熟知的关键字查找方式切入,若查找出来的资料量太多时,可用Vitals ESP的「查找结果再分群」功能(依据时间、作者、档案类型等维度),来缩小查找结果。若使用者对欲查找的内容有一定掌握,可运用进阶查找,输入筛选条件并结合容错查询,加速聚焦到缺省的查询标的。

有关放资料,Vitals ESP打破过去文件只有单一存放路径限制,系以「一文多分」的概念,每个文件都只有一个实体存在的路径,但是顾虑到使用者不一定知道此文件的路径,因此可按照职务别、ISO条文、业务类型、新人学习等等各种分类,为同一份文件赋予多重主题、建立多条虚拟连结,替一些沈默文件加开多道窗,让有意查找特定主题信息的其它部门同仁,也能参考到这份文件、汲取到预期以外的知识。

另外Vitals ESP从管理者的思维出发,融入许多巧妙设计。比方说以往知识管理系统都仅有一个首页,现在Vitals ESP允许管理者依照部门、职务或专案等特定主题自订首页,弹性组合出团队须知的信息频道,便于聚焦主题掌握动态,尤其有助于让跨部门的虚拟组织弭平信息落差。除此之外,一般使用者可透过「个人自订首页」功能,把工作紧密相关的人、资料、信息组合于首页,以提升个人办公效率。

「一旦善用新版Vitals ESP,足以让许多无缘被查找、点阅的文件,被更多人看见,」林立婷说,一般File Server中的文件各自独立、彼此无关联,是「点」;如今借助Vitals ESP「相关文件」功能,将点串成「线」;接著结合贴卷标或AI推荐,使得这些线再扩大成「面」,有助于触类旁通,扩大学习深度与广度。

其它有助知识传承的功能设计还有不少,例如可利用手机拍摄现场照片,再藉由Mobile App达到更实时的资料收集或分享。并运用机器人小帮手「iota」(叡扬开发的企业实时通讯系统),实现一边沟通、一边查资料妙效,提高信息获取效率。透过「P.Map作业程序学习地图模块」,将繁杂流程化为简易清晰的视觉化呈现方式,当执行人员进行特定操作步骤,可一并检视相关工作说明、窗体、FAQ、经验技巧、专家建议、最佳教案等参考信息,有效避免做错或卡关。

值得一提,待至明年第1季,Vitals ESP另将支持多项实用的新功能,例如使用者可针对原本无调阅权限的上锁文件,提出阅读申请并载明调阅理由,管理者可采取期限授权方式,准许申请人在一段时限内进行唯读或下载。此外Vitals ESP今后可根据时间栏位提供主动提醒功能,比方说管理者筛选公司内所有在8/31到期的合约,设定在10天前主动通知相关承办人;希望透过这些新功能堆叠,让员工以简单、不干扰的实作方式,轻松完成经验分享与工作传承。

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