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云端办公室正夯 团队沟通是重点

不再受限于实体,只要透过互联网,就能随时随地存取工作所需的文件与应用程序的云端办公室(OA Cloud)正在改写了办公室的概念与定义,不仅是个人工作的形态将得以改变,团队沟通及协同的工作方式,也势必会跟著改变。

 

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透过云端服务建置企业私有云,可让员工随时随地都在办公室工作

协同合作才是云端办公室价值所在

微软指出,云端办公室的主要诉求,必须做到从使用者角度出发,提供比过去更易于操作的环境,提升日常工作的效率,才能为整体企业带来更高的生产力及竞争力。因此云端办公室应提供包括电子邮件、协作入口网站、实时讯息及会议功能在内的自助式服务,无论使用者透过计算机、手机或浏览器都能获得一致化的体验,随时随地满足工作所需。

除了使用者个人的工作需求外,使用者相互之间的协作需求,更是云端办公室的独有特色。因为办公室里源源不绝所产生的各式各样档案与文件,如果没有良好的分享机制,价值将极其受限。举例来说,在分享档案的同时,如果还要考虑对方计算机是否有安装相对应的软件;或是因为文件的制作者不在办公室,就无法找出或使用该份文件,效率势必不彰。

因此,云端办公室通常会以私有云为基础,让使用者把机密、重要但必须与特定对象分享的档案放置在云端,其它相关使用者即使计算机里没有安装读取档案的特定软件,只需透过各种浏览器,就能顺利地开启、存取与编辑档案。

而对行动工作者而言,即使手边没有自用的计算机,透过可上网的智能型手机或公用计算机,仍可经由安全加密的管道进入私有云,轻松地存取文件并与其它同事或主管进行协同合作。

企业通讯也开始云端化

以远传的通讯私有云为例,包括云端话务、云端会议室、云端录音等,就可让企业以简易便利的方式,有效进行人员管理、成效管理、成本控制以及信息管控等各项工作。

如云端话务可以提供分机互拨免费,并藉由多点使用,降低设备的投入与后续维护成本,企业可省去购买IP-PBAX(交换总机)、建置机房等花费,尤其运用在多分支企业的节费效益更为显著,其整体成本最多可降低约30%。

至于云端会议室,除了传统的多点会议室型态的视讯联机之外,还可将不同类型的行动装置纳内入多点视讯会议使用,借由无线宽频随时随地都可召开会议、掌握商机。

对有在线实时录音需求的特定行业如金融业、客服业或证券投信产业,透过云端录音,各中心将无需分散购置录音设备,远程调阅录音/监控,电信机房集中录音及备份,并保存至少5年。高规格IDC云端机房,音档加密存取,确保资料安全无虞。

中小企业市场成关注焦点

随著技术不断成熟,厂商产品的日益完善,企业对于云端服务的认知度及信任度的提高,企业未来势必会将既有的CRM或ERP应用云端化。以中国大陆市场为例,《企业网D1Net》副主编李海刚即指出,预计到2011年到2015年,中国大陆云端CRM市场年复合增长会超过50%,云端ERP应用也将从不到5%快速成长到35%。

值得注意的是,在OA这个领域,中小企业市场因为考量客制化、费用等需求,不见得会采用大型企业提供的解决方案。如中国大陆的本土厂商,占有中国大陆云端OA市场就超过了68%,但大型企业如IBM、Microsoft、Google等也都不断的为中小企业打造解决方案,也成为未来云端OA市场的发展重心。

虽然安全性一度是企业导入云端服务的最大考量点,但随著解决方案日趋完整,企业现在比较在乎的,是服务本身能否满足特定需求,但如果有特殊安全考量的行业如银行,安全性还是选择云端OA解决方案的最优先考量。

私有云将成云端办公市场重要考量

事实上,根据媒体在2011年的调查,台湾企业对于云端运算有兴趣,但73.4%的企业仍会考虑建置私有云,对于公有云的疑虑明显较高,即使是最普遍的邮件服务,都有46.9%的企业认为没有采用公有云的必要。

远传企业暨国际事业群执行副总经理张嘉祥表示,对企业来说,并非所有的商业营运系统或服务都可以运用公有云来达成,原因就是中大型企业对于安全性或资料传输的机密性放在公有云上还是不放心。

但随著云端起飞的世代来临,以及智能型装置蓬勃发展,随时连网进行公事的工作者数量及比例势必会越来越高,根据IDC研究预测,全球使用智能载具的工作者到2015年将超过13亿人,藉由云端技术所创造的云端办公室趋势也将越受瞩目。

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