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FlexSystem优化财务流程 其利国贸管理效能提升

(右2)其利国贸财会部协理张淑惠指出,集团开始跨足零售业,这次数码转型包含进销存与固定资产系统,前后端流程系统化才能有效提升公司内部管理的作业效率;(左2)其利国贸信息部李志康,(右1)佛莱信台湾区资深专案顾问吴世麟,(左1)佛莱信台湾区业务经理简子函。

走进其利工业集团位于台北办公室内,映入眼帘的是个性十足、造型精巧的各种造型背包,源自法国的休闲包品牌MAISON PROMAX,专为都会摩登男女打造一系列时尚、优雅、实用的高级后背包,除了与各领域设计师合作的限量背包,设计团队更专注于对包款的每个细节,并与电影、动漫角色联名,赋予每一个坏蛋包专属的角色与个性,成为各国消费者的收藏。

这些产品为国际包款代工大厂其利工业集团开拓出不一样的路,而从集团成立初期就导入的FlexSystem,一路协助其利工业集团优化财务与会计管理流程,成为公司提升营运效能的最佳助力。

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ERP团队的专业与服务相当重要,因为这关乎企业能否让系统顺利上线使用,而佛莱信的服务实时与专业,加上系统使用接口友善,让其利国贸的用户学习时间大幅缩短,在短时间内就可上手使用。

目前其利工业集团业务遍布全球市场,早年由香港贸易起家,为扩大业务及满足客户需求,于台湾成立其利国贸股份有限公司(其利国贸),1970年创立至今已深耕台湾有49年。其利国贸财会部协理张淑惠指出,早期从事多种商品的进出口贸易与代工为主,为国际知名大厂OEM代工,专注各类包款制造,目前市面上许多国际品牌的背包,至今仍都由其利工业集团旗下工厂代工。

由于制造质量备受客户肯定,其利工业集团的规模快速扩大,为有效掌握企业资源,财会流程的优化成为必然。张淑惠表示,包括其利国贸在内多数企业,早期财会作业都使用旧式的DOS系统,非常阳春,只能结算出较基础的总帐报表,如果需要进一步产生内部管理分析的数据,必须将结果花时间搜集与汇整,最后再加总内部贸易端与工厂端的报表数字,整体作业非常繁复,往往要耗费大量时间。

汰旧换新,导入FlexSystem打稳财务营运基础

因此其利工业集团在2004年决定与香港最大的ERP系统商FlexSystem合作,导入FlexAccount财务管理系统。其利国贸在导入前汇整了内部比较重视的需求,首先是企业范围涵盖台湾、香港、中国大陆、越南、柬埔寨等地,系统需要能支持两岸三地,包含英文与中文接口,和多种币别转换的功能,其次是其利工业集团的企业体系包括贸易、制造、控股等不同型态,因此系统必须具备高弹性与高扩充性,支持多公司与集团型企业管理架构,可因应公司需要设置多阶层管理角度,例如:部门别、专案别、对象别…等等能将会计科目分类的维度,并因应集团需要产生相对应的合并报表与多维度财务数据分析。

对于上述需求,FlexSystem不但可以满足,而且积极协助其利工业集团导入系统。张淑惠回忆,其利国贸是从2004年10月开始布建系统,预计在2005年1月要上线,因此整个过程只有短短的3个月。在这3个月中,FlexSystem团队与系统都发挥了极大的功能,除了安排专员到现场教导用户使用系统外,系统方面能依照公司需要设定相对应的管理参数,也可将旧系统的会计科目与传票明细帐资料透过Excel直接汇入到新系统,大幅缩短导入时间,最后在2005年1月如期上线。

灵活的报表工具,实时产生多维度财务分析报表

其利国贸信息部李志康指出,FlexSystem除了灵活的系统架构与系统内建数百张会计明细帐以及各种角度的财务报表,其中最大的特色是比传统的软件包多了报表产生器(Report Writer)与Financial Information ON-line(FION),让用户能够依照集团管理需要自行设计多种财务报表格式。过去每个月要花许多时间汇整各单位的数据制作报表,现在都能透过FlexSystem有效汇整资料,并从资料库实时撷取各种财务数据,格式只要设计好,用户就能随时产生多维度财务分析与集团合并报表。

集团跨足零售业,导入进销存与固定资产系统

张淑惠表示使用FlexSystem多年,财务管理系统的运行都很顺畅,不过随著企业规模扩大,公司开始跨足零售业,代理MAISON PROMAX品牌,并于各百货公司设立专柜,开始有了存货管理、店铺别管理与固定资产管理等需求,因此在2018年公司决定强化系统功能。

FlexSystem台湾分公司(佛莱信)透过数十年在地化经验,提供FlexSystem其它ERP模块的服务,协助其利国贸导入进销存系统与固定资产管理系统,搭配台湾版财务管理系统优化前后端管理流程。佛莱信台湾区业务经理简子函指出,由台湾直接提供服务,效果实时且快速,一旦有系统导入疑问或是操作问题就能立即得到回馈,顾问也能到现场直接提供最适切的服务。

简子函进一步提到,导入前端ERP模块的优点在于,用户可以将多笔存货与固定资产的资料很快速的建置完成,系统能立即产生存货与各店铺出入库交易的管理信息,也能有效管理公司多笔固定资产折旧并产生财产目录等相关报表,大幅节省财会人员作业时间。

ERP团队的专业与服务相当重要,关乎企业能否让系统顺利上线

在导入ERP初期,佛莱信团队有安排专员到现场教育训练,除了教导用户学习操作流程,设定资料参数上有经过不少次的讨论与调整,张淑惠坦言幸好有佛莱信台湾区资深专案顾问吴世麟的大力协助,除了电话与远程在线问题解决,还多次亲临现场帮助用户有效排除遇到的难题,让系统成功上线。经过这次导入经验,张淑惠和李志康都表示,ERP团队的专业与服务相当重要,因为这关乎企业能否让系统顺利上线使用,而佛莱信的服务实时与专业,加上系统使用接口友善,让其利国贸的用户学习时间大幅缩短,在短时间内就可上手使用。

张淑惠指出未来其利国贸将继续与佛莱信合作,这次数码转型应包含ERP模块与本土化功能才能将财务部作业流程更加系统化,期望未来继续强化ERP系统功能,提升系统间能集成的信息流,前后端流程系统化才能有效提升公司内部管理的作业效率。

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