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借镜日本工作改革法 企业IM除了沟通还有更多价值

  • 魏于宁

图片来源:Intage公司

根据世界卫生组织的定义,65岁以上老年人口占总人口比率达到7%时称为「高龄化社会」,达14%为「高龄社会」,达20%则称之为「超高龄社会」。近年的内政部资料统计,台湾老年人口自2011年起便持续攀升,并于2017年2月首度超过幼年人口(老化指数达100.18),直至2018年3月,65岁以上老年人口占总人口比率达14.05%,台湾自此正式迈入高龄社会。

高龄化社会所带来的冲击,最显著的即为社会劳动力人口的减少,连带造成国家整体生产力的低落。近年台湾多次修改劳基法规则,除了劳工权益的议题外,劳动力人口不足的问题也渐渐浮出台面。和台湾相似,身为高度发展国家的日本,人口成长于2008年达巅峰后便开始逐渐减少。人口的减少让劳动人力不足的问题成为日本国家发展当前的最大阻碍。为了解决这个即将到来的困境,如何增加劳动人口、提升出生率、提高劳动生产效率便成日本政府最重要的课题,这也是为什么日本政府提出了「工作改革法」的背景。

图片来源: Intage公司「你对工作方式改革法有什么期待吗?」调查

「工作方式改革推进相关法律整备(工作改革关联法)」于2018年6月29日正式由日本国会多数决议后通过,并于2019年4月开始逐步实施。工作改革法最重要的三个核心为「长时间劳动的改正」、「消弭正职、非正职的不合理待遇差别」及「多元化的工作方式」。

工作改革法的这三大核心思想,除了可量化的时间或具体的薪资福利需求外,更希望的是企业能实践多样化的工作方式,提升业务效率进而达到全体生产力向上的目的。工作效率提升后,进一步期许能让珍贵的劳动人口获得更好的生活质量。

为了改善长时间劳动,超过法定外的劳动时间改为「原则每月45小时、每年360小时」。因为这样的加班时间限制,日本各中、小或大型企业除了实质上的劳动时间须根据法律调整外,自行重新审视内部工作流程,寻求更多生产力的提升方案或辅助工具,甚至导入居家工作制度等多元的工作方式来达到「高效率、低工时」等企业内部的活化运行便成了重要的课题。

Shadow IT乱窜 企业内部资安问题重重

根据Recruit Management Solutions公司在2017年对于工作方式改革推广的调查中,针对「业务改善」、「提升业务流程效率」、「内部工作简化」等目标已导入辅助系统工具及实施相关措施的企业约50%,今后预计改善或导入实施的企业则也超过了30%。

虽然导入辅助工作流程等系统工具的比例有逐渐攀升,但事实上,近年来无论是在台湾或是日本,由于个人行动装置及云端服务的普及,越来越多员工会直觉地使用生活中本来就已采用的软件服务来解决工作上的需求。虽然方便,但与此同时,无论是企业内部与外部的网络连系,或是企业的机敏资料便有更高的机会散落在不同的软件服务中。

企业情报的泄密等资安相关的问题,都让这类Shadow IT的现象逐渐显著。企业和员工一同配合大环境的政策改善内部流程的同时,「沟通」及「共享」很明显成为工作中最被需要的环节,而这些功能却常常无法被传统的企业内部软件给满足,因此员工自行开始寻找并使用免费或付费云端服务的现象也就不易避免。

初期这样的运用快速又方便,且工作流程确实可获得部分改善,但当企业内部习惯了这样的模式,甚至依赖这些服务时,若系统意外出了问题,真正的IT部门人员不仅无法在第一时间正确地协助,这些未被企业正式评估或签约过的服务,其可靠度、安全性,往往难以获得保障。一般来说,企业内部的信息情报需要由IT管理者适当地采购及管理,并由专业的IT人员进行系统的维运。Shadow IT的存在会让企业无法彻底控管资料的流向,能不能符合各项法规要求也都颇有争议。

透过企业IM落实工作改革法一并打击Shadow IT

在日本政府大力推行工作改革法与云端服务盛行的双重时代背景下,许多日本企业开始寻找真正对工作改革及打击Shadow IT有效益的企业型沟通生产工具。相较于Skype、Facebook Messenger、LINE、Dropbox等企业无法真正控制的个人工具,近年专门为了工作而设计的团队沟通服务一瞬间成了抢手货。企业经由正式评估后导入这些工具,预期就能真正在团队沟通和生产力提升中扮演非常好的催化剂。

实际运用情境中,透过这类型的企业IM,无论是在不同的工作场域,或是跨部门沟通也都较以往顺畅,让这种新一代的工作形态完整地扣在工作改革法的题目下。毕竟如果能在家、在出差地都能与公司内部进行协调工作的话,即可大幅提升工作效率。举例来说,早上外出的业务人员,可以在附近的咖啡厅透过这类型的生产力工具或服务直接进行在线会议、文件制作等,省去以往须回趟办公室才能作业的移动时间。

只要能连上网络,配合符合企业需求的资安功能,共享文件或信息都不再是个难题。柔软的工作应对方式下,日本企业相信能提升多数员工的工作意愿,摆脱时间或空间的影响,不仅能提升效率,进而达到企业的生产性向上的目的,每个员工的身心健康也能更加完善。

也有具体的调查数字显示在日本民间企业中,这类型的工具确实越来越流行。根据Itochu Techno-Solution公司的「大型企业导入企业型实时通讯工具案例研究」报告中指出,2017年2月大型企业高层主管针对企业内部导入企业型实时通讯工具的比例,有12.1%的企业回答他们已完成全公司的导入,16.0%的企业表示已经为部分员工导入。可以发现,接近30%的日本大型企业都已经开始运用企业型态的沟通生产工具或服务。

进一步了解导入沟通生产工具软件的评估标准,回答「易用性」的占21.6%,「安全」占20.6%,「提升工作效率」占15.6%,「信赖软件开发商」占15.1%。不难看出易用性和安全性是企业导入企业型态的沟通生产工具或服务的重要标准。

至于导入引用的原因,23.6%认为「可以加速沟通」,15.7%为「期待可缩短会议时间」,13.9%的人认为「与多人共享讯息变得容易(活化与其它部门之间的沟通)」,多数人都认为导入这类型的工具是可以大幅提升效率的。随著4月工作改革法的落实,相信日本企业导入运用的比例亦会逐渐提高。

除了沟通 企业 IM 还能带给企业更多价值

在Intage公司的这份针对1,000多名各层级工作者「你对工作方式改革法有什么期待吗?」的网络调查中,回答「希望能改善长时间、过度的劳动,并能维持健康的身心状态」有39.4%,此外也有许多回答诸如能在育儿、照护等情况下或是在家、在非公司办公室的地方也能持续工作。不难看出,大环境人口减少下高龄化社会对工作带来的影响。要让工作的时间缩减,如何让生产力向上提升便是最重要的关键,若能让原本分散的工作流程都透过企业沟通生产工具来辅助,没有必要的加班、或是没有效率的会议时间就有机会能得到改善。

Openfind身为台湾20年来致力于提升企业内部沟通的软件业者,近年也推出专门为企业量身打造的沟通服务MM (MailCloud Messenger,日本市场名称为CYBERCHAT),致力于扮演传统邮件以外相辅相成的沟通媒介,在日本市场也协助了许多客户来因应工作改革法,提升内部流程效率。我们相信企业IM的价值,除了可顺畅内部的沟通及信息共享流程外,更能多样化工作方式,缩减不必要的时间,提升生产效率,进而增强国家的生产力及改善每个人的生活质量。

日本提倡的工作方式改革,虽然是国家整体为了解决劳动人口减少、少子高龄化、社会保险费膨胀等深层社会问题的手段,但同时也可内化为企业业绩向上、劳动者的生活质量提升的方向。从2019年4月法令正式适用之后,日本国内的企业如何改善工作环境,由下而上的改善整体社会的劳动氛围及强化国家发展都值得我们观察。而如何借镜日本的改革来审视台湾的劳动环境,也会是我们一大课题。(本文由网擎信息资深产品经理赖濬倩提供,魏于宁整理报导)