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京瓷文件管理服务助企业解决管理及资安痛点

  • 郑斐文

对于不少企业,文件输出设备是颇令管理者头痛的一环,其中最主要症结,源自于费用不断增加,一来因设备老化导致效率低落、浪费时间资源,增加许多隐藏成本,二来多数公司其实未能完全掌握输出设备的台数及用途,难以认定究竟哪里些流程衍生较多费用,且由于缺乏完善的监控措施,不仅加重IT与管理负担,也在资料安全方面徒增变量。

为协助企业摆脱困境,台湾京瓷办公信息系统(KYOCERA Document Solutions Taiwan)近年大力推广「文件管理服务」(Managed Document Services;MDS),期望凭借完整产品线,以及来自单一厂商的专业化与客制化服务,为用户营造文件管理费用透明化、提高员工生产力与行动力等显著效益,同时确保文件与资料安全性。由于MDS的价值主张明确,有助化解企业文件管理上的诸多痛点,因而获得愈来愈多企业青睐。

京瓷ECOSYS M8130cidn系列。

单一UI与驱动程序  降低学习门槛

台湾京瓷事业战略部经理杨亦琦表示,以饭店业为例,算是该公司近年颇有斩获的领域之一,该产业场域存在一些共同特色,包括员工人数多、流动率高、设备台数多、耗材与备品多,及IT人员需要兼管复合机或打印机,随著多项复杂变量的拉扯,导致文件输出环境的效率低下;为此不少饭店趁著原有设备租赁期满之际,纷纷评估新的供应来源,并针对未来的设备服务厂商,罗列出诸多要求。

综观这项要求,主要偏重于管理议题,例如必须集成员工卡、共享帐号来进行设备管理,必须满足彩色印量及使用权限的管制需求,再者则需提供部门及人员帐务费用的月报表;而饭店基于全年无休之经营特性,以致十分重视服务时效,要求厂商提供假日服务。

杨亦琦透露,由于台湾京瓷掌握多项独到优势,得以迎合饭店业者的期望,在多项个案雀屏中选。这些优势包括了所有硬软件商品都来自KYOCERA,举凡操作接口、驱动程序通通一致,大幅降低用户的学习门槛;此外该公司提供KNM(KYOCERA Net Manager)、M‐Files等多项富含实用性的文件管理方案,可满足用户端管理与使用需求,亦能因应IT、总务或财务不同单位的管理需要,提供客制化帐务报表。

Easy Security登场  旨在预防机密外流

值得一提的,环顾京瓷MDS版图,资安解决方案可谓其中重要一环,对于不管是饭店业或其余各行各业,都具有颇大诱因;尤其近年来肇因于两岸人才挖角现象,以致机密外泄事件时有所闻,更加凸显文件资安控管的重要性。在京瓷提供的打印行为权控管机制中,与资安最息息相关的项目,即是四功影像备存(影印、打印、传真、扫描),除了此项偏重于事后稽查的功能外,该公司也基于主动预防机密文件外流,预计于明(2018)年初推出Easy Security新版软件。

论及Easy Security的关键功能,大致包含两项,一是使用者可自行从驱动程序「开启机密防护戳记」,二是当有人登入KNM欲进行权限范围以外的影印行为,设备的面板会出现「禁止使用讯息」。另一方面,主要用于文件自动化归档与扫描的M‐Files,也能在机密文件管理上发挥莫大效用,可根据缺省的关键字,协助管理者快速调阅敏感文件的使用情况,或实时发出关键字警示Mail提醒管理者留意。

除了资安防弊,京瓷MDS对于提升员工生产力的相关兴利措施,同样不含糊,主要功能包括「Scan to me」,透过安全扫描来降低误传机率与传送时间;「漫游取件」,减少因设备繁忙而产生的等待时间;「自动报表产出」,依管理者需求进行客制化报表栏位调整,且可不定时接收彩色最高使用量等报表通知;「自动撷取、分类及归档」,由M‐Files进行 OCR辨识后转换成可查找的PDF档案,进而自动进行分类归档,以利快速查询,藉此缩短文件管理流程与仓储成本。

杨亦琦另表示,京瓷不仅在意于解决用户的难题,也期望解决经销伙伴的难题,有感于不少OA通路业者面临世代交替与工程师培育养成问题,该公司运用巧思打造出ECOSYS M8130cidn系列新款A3彩色复合机,标榜DIY特色,强调用户无需假手维修工程师,即可自行轻松更换碳粉、感光鼓、显像单元等,使用者也可依需求选购解决方案软件,搭配读卡机一起使用,认证管理机制加上完整的报表呈现,让输出管理不再是难事。该款新设备将于2018农历年后在台上市。

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