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ChatWork提供进阶管理功能 轻松汇出历史讯息

  • 郑斐文

ChatWork台湾区总经理川村真史透露,在走访台湾企业的过程,明显感受多数用户对于历史Log记录存查功能,投以莫大关注,普遍认为此项机制有助于防范资料外泄。

研究机构Gartner曾提出报告,指全球企业通讯软件市场每年维持逾11%成长率,亚洲与非洲企业的需求尤其强劲,预估2019年总体市场规模上看424亿美元,商机可谓庞大;深究主要驱动力,来自企业迫切追求沟通效率与兼顾安全。

目前在日本企业通讯软件市场掌握逾七成占有率的ChatWork,于2017年初对用户进行调查,经统计高达75.1%受访企业的工作效率显著提升,80.9%企业的信息共享速度上扬,69.1%企业减少逾两成的E-mail使用时间,另有57.9%用户将企业通讯软件定义为内外沟通工具,不仅满足内部需求,也藉此联系客户或合作厂商。

善用企业通讯软件  效益翻倍激增

日本前三大电信公司之一的KDDI,是企业通讯软件的受惠案例。以往该公司依赖电子邮件、电话进行工作沟通联系,不少员工每天耗时于等待E-mail回覆、讲电话,导致投入工作的时间遭到排挤;为改善这般情况,于是评估导入企业通讯软件,最终择定采用ChatWork,在几个示范部门优先施行。

电信业堪称关键基础设施,对资安防护的严谨度更胜其它产业,因此KDDI对于企业通讯软件的选用不敢大意,以最严格标准检视相关产品,发现ChatWork采用SSL/TLS银行等级的加密传输及资料保存机制,确保任何讯息不会遭外人恶意拦截,而ChatWork更比照资安公司规格,24小时监测整体服务运行状态,以期进一步强化资安保护,并确保UX(使用者体验)维持最佳状态;凡此种种,皆符合KDDI期待。

历经示范部门实际使用ChatWork,每人每天花费在沟通的时间皆较过去大减,得以保留更宽裕的空间处理核心事务,由于成效卓著,KDD决定将适用范畴扩及全公司。

除KDDI外,藤井律师事务所亦是因ChatWork而获益的经典案例。ChatWork台湾区总经理川村真史指出,该事务所以往藉由E-mail或面谈方式,与客户讨论法律问题,但E-mail来往过于频繁,无助提升客户对法律的理解程度,至于会谈,多数客户则反应难以放松心情讨论,且亲赴事务所的路途过长而备感困扰;影响所及,事务所与客户接触频率渐趋减少、客户满意度逐步下滑,甚至出现终止契约情况,堪称一大警讯。

有监于此,该事务所负责人藤井总律师决定引进ChatWork,尝试用于客户沟通,在体验过程中,有两点让他深感惊喜,因而决定今后仅提供ChatWork咨询服务,不再接受电话与面访的咨询。

惊喜之一,藤井总在事务所时以PC使用ChatWork,移动时透过iPhone使用,若外出中且需输入较多内容时,则改以iPad操作,不论切换至任何载具,皆可享有一致流畅体验,确保对外沟通不间断。惊喜之二,ChatWork让客户能轻松询问、加深理解,同时还可保留聊天记录,日后面对类似法律问题时,无需一项一项询问律师,即能透过历史记录查找,找出关键信息,知道如何活用契约书的条文来保护自己,并且快速做出正确决断。

该事务所全面采用ChatWork后,运用过去花费于E-mail与会谈的相同时间,可完成3倍工作量,更巧妙打破事务所、客户所在地的藩篱,将服务触角伸展至全国各地;导入后仅一年多,咨询客户数量便增加到两倍。

进阶保存对话记录  遏阻机密外泄

川村真史指出,不论电信公司或律师事务所,皆极为重视营业秘密保护,ChatWork提供的进阶管理功能,无疑是切中用户核心需求的关键。

举例来说,企业可选择仅限内部联系人(不开放外部使用者),仅限公司授权的行动装置(私人手机或平板需向公司申请登入ChatWork之授权),仅限公司IP登入(离开公司即无法使用),限制外部SNS串流(无法串流外部社群网页、资料无法传送至个人云端),禁止档案收发(限制使用者收发档案、保护机密信息),专用URL登入(无法从一般网页登入使用ChatWork),确保ChatWork使用环境处于最高等级的安全状态。

透过上述进阶方案,也提供单一签入(Single Sign-On)功能,便于企业将内部人事资料连结至ChatWork应用场景,无需耗费多余人力成本来管理帐号;另外更重要的,即是让企业管理者下载对话Log记录,必要时倒带细看所有群组的通讯、传档内容,正所谓凡走过必留痕迹,可有效遏阻员工利用企业通讯软件泄漏营业机密。

进一步了解:http://link.chat-work.com/degitimes1





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