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威达电加入亿科国际eSCM On-demand协同作业平台 创新供应链运筹管理

  • 黄书玮

威达电供应链管理架构图

计算机是现代生活中不可或缺的工具,且依照使用的目的不同,而可区分成多个种类,除了最为人所熟知的桌上型个人计算机外,最常被应用的就是工业计算机,举凡收银机(POS)、LED面板控制、生产线控制、自动柜员机(ATM)、医疗监控等等,在商业计算机领域以外的计算机应用,均可归类为工业计算机。

由于工业计算机主要应用于各个特殊平台及不同产业中,在设计上必须因应客户要求而有所不同,也正因为它是依客户需求量身定做的产品,所以无法大量生产,或将相同成品售予其它不同需求的客户,于是,多样少量成为工业计算机的特色之一。

导入供应链平台的效益

威达电供应链系统操作环境说明

也因此,在工业计算机制造领域享有盛名的威达电公司,在导入供应链e化管理时,最重视能否透过电子采购系统(eProcurement)来提升生产弹性,不仅精准掌握每一个生产环节的信息,建立快速反应的生产运筹(Production Logistics)管理,更要做到准时达交,才能满足客户需求。 于是,威达电将供应链e化过程分成3个乐章,第1部曲便是集成供应链信息,穿透生产运筹(Production Logistics)流程,实时分享采购、物管、生管及供应商等不同端点的信息,至于第2部曲则来为善用这些实时信息,调整生产运筹(Production Logistics)作业,最后则是做好供应商管理(Supplier Management),提升供应商达交率和配合度,建立紧密配合之e化供应链体系。

舍弃国外知名品牌,协同平台成为威达电导入供应链e化管理的最佳选择

众所周知,企业e化能否成功,其关键在于所选择的IT系统是否与企业本身经营型态相符,举例来说,如果企业本身只经营市场通路,不负责生产业务,那么其所导入的供应链管理(SCM/eSCM)系统,就应着重于是否具预测市场需求功能。

换句话说,信息系统没有好坏之分,只有适合或不适合的问题,即便是知名品牌或是国外资服业者所开发的系统,也不一定可以帮助企业达到e化目标,惟有选择合适的解决方案,才能创造e化效益。而威达电深知信息系统适合度,在企业e化过程中所扮演角色的重要性,因此,该公司原本打算采用国外ERP业者所开发的供应链管理(SCM/eSCM)系统,却在最后选择以SCM On-demand service模式经营的亿科国际。

透过亿科国际CollabTRADE协同供应链平台,及采用其中的PO管理(PO Management)、ASN/GRN收货管理(Receiving Management)、PO追踪与修正(Negotiati; JIT)、CRP及应付帐款管理(Accounts Payable)等功能模块,来进行供应链e化管理。

威达电表示,威达电本身是个相当重视信息化的企业,过去也陆陆续续导入各式不同的信息系统,来提升员工作业效率,其中,供应链管理(SCM/eSCM)系统虽然是第1个采用SCM On-demand service模式的信息系统,却是最满意的1个。


亿科协同平台落实专业分工理念,用最小成本、时间与人力创造供应链e化效益

前述曾提及,威达电以生产工业计算机为主要业务,其产品特色为少量多样,所以供应商家数虽然多,但单一零组件的采购量,却不像生产一般个人计算机的企业那么多,无法形成庞大的订单压力来管理供应商。再加上,目前台湾已导入供应链管理(SCM/eSCM)系统的中心厂不在少数,这些中心厂皆各自拥有不同平台,对供应链上游的元件或零组件供应商来说,反而较人工作业时代还要麻烦,供应商必须分别登入不同平台,才能获取所需信息。

因此,如果威达电仍然选择自建供应链管理(SCM/eSCM)平台的话,不仅会对供应商造成不便,也容易引起反弹声浪,在经过多次讨论与评估之后,发现采用平台委外的方式,具有下列4个优点,所以最终还是选择委外方式,透过亿科国际的CollabTRADE协同供应链平台,和上游供应商分享供应链信息。

第1个优点是不需要建置成本,因为平台供应商会提供服务器、带宽等所有软硬件设备,所以企业不必自行购买,只要按照使用量付月租费即可;第2则是导入时间快;第3为负责人力少,由于平台本身设有专业团队负责系统建置、维运及教育训练,企业只需派出1~2名员工做为联系窗口,负责和平台沟通需求即可;最后则是维护成本低,SCM On-demand sercive按使用量付费的模式,让使用者不须负担昂贵的软件授权费(license fee)。

由于亿科国际跨足平台经营历史悠久,本身也累积不少系统集成与导入的经验,因此可以在短短3个月的时间完成系统建置,更另人难以置信的是,威达电只投入0.5个信息人力来负责整个专案,张素碧笑著解释,受惠于亿科国际的丰富经验,使得导入过程相当顺利,让该名专案经理人可以在同时间负责内部另1个专案,因此,整体估算下来约莫只用了半个人力。

威达电在导入协同供应链平台之前,某些采购金额较大的供应商就已加入平台,因此,于2005年10月上线后,2个月内就己达到60多家供应商协同运行的目标,另外,根据威达电采购部门统计显示,整体协同运行的状况非常良好。


采购、收料与财务部门,共同分享供应链e化管理效益

至于导入供应链平台的效益,张素碧认为以采购部门最为显著,采购人员可以因此而省下许多文书处理作业,及与供应商往返沟通订单的时间,而将更多心力放在寻找优质供应商上。

举例来说,传统的采购流程多半先经由ERP系统运算而得出PO单,然后以e-Mail或传真方式传送予供应商,之后再透过电话确认供应商有无收到采购单,通常在这一来一往的沟通当中,便会耗去不少时间,无法创造供应链管理(SCM/eSCM)所强调快速反应的效益,但透过供应链管理(SCM/eSCM)系统平台存取信息,采购人员只要将PO单上传至平台中,让供应商可经由平台读取PO单,可同时节省供应链上采购与供货的时间。

另外,采购人员常常因为一时疏忽、忙碌或与供应商熟络之后,便省略之后的电话确认程序,直到进入催料阶段时,供应商才表示没有接到PO单,诸如此类的争议,便会造成生产延宕的困扰,不过,由于网络平台本身便具有记录每笔交易资料的特点,因此反而能帮助企业减少争端发生。

当供应商承诺可交货的日期,与PO单上已载明的交期不同时,采购人员必须在收到供应商回覆讯息后,登入ERP系统内更改交期信息,但现在却可省略此步骤,平台会直接将更新信息灌入ERP系统内,因此,威达电采购部门协理周翠玲则表示,加入供应链管理(SCM/eSCM)平台的最大好处,就是让采购作业便得更便利、更实时,原本从下PO单到供应商确认交期回覆,约莫需要3个工作天的时间,现在只要1.5天即可,同时缩短供应商回覆订单与采购人员作业的时间。

当然,供应链管理(SCM/eSCM)平台的效益不仅止于此,除了可以减省采购部门内确认PO单的作业时间与争议外,张素碧指出,对后续的收料及财务作业也大有帮助。首先就收料部门来看,传统的收料作业要求仓管人员自行输入供应商送料单上的信息,也就是登入ERP系统内一一点选物料项目及PO单之后,再输入本次点收的数量。

然而在加入供应链管理(SCM/eSCM)系统平台后,供应商在交货之前,必须先登入平台内点选交货声明(Notice),而系统则会自动产生1个ASN条形码(条形码内记载当次交货的明细资料),并将供应商的交货声明传送予威达电,如此一来,仓管人员在收料时,只要透过读码设备扫瞄送料单上的条形码,就可将交货明细信息灌入威达电ERP系统内,且确认无误即可,再也不用拿著送料单,1笔1笔地将交货信息输入至ERP系统内,整个收料作业便得既省时又方便。

至于财务作业,则和供应商最在意的付款进度有关,以前供应商会透过电话和采购或财务人员,询问付款进度或进行对帐作业,现在自配合供应商管理库存VMI (Vendor Management Inventory) Hub仓(由第三方物流公司中国外运负责营运)的收料进仓作业之后只要透过平台即可得知相关讯息,让内部作业人员可以省去回应供应商电话的时间。

总结来说,威达电加入供应链管理(SCM/eSCM)平台之后,不仅加速供应商沟通与回应的时间,内部作业也变得更有效率,张素碧认为更重要的是透过专业分工机制,由平台经营者替企业进行后续的维护事宜,包含系统运行、供应商教育训练及客服,让威达电用小小成本就可享有供应链e化管理的效益。



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