办公管理再升级 亿光打造智能总部

亿光透过研华的会议室及访客停车预约系统，让公司资源的应用更有效率，也更符合环保概念。

网络预约让资源管理更人性

这听起来像是电影中未来世界的描述。但事实上，对亿光来说却是资源管理的重要一环，亿光电子人资暨总务处总务部主任蔡财源说，像亿光这种容纳六七百人的总部大楼，就算提供了48间会议室、50个停车位，但在业务繁忙的时候，仍不免有抢用会议室或停车位不足的情况发生，为了让员工能错开在同一时段使用这些公司资源，对公司资源进行更有效的管理，亿光在之前的土城旧大楼时就已打算采用电子化方式来预约管理会议室与停车位，而正好配合新大楼兴建完工，这套全新的预约系统也就率先在树林总部使用。

目前此套系统除了透过设定进行会议室与车位的事前预约外，客户来访当天也可以让警卫室与接待处的人员立即透过电脑来确认访客身份、以及要找的是谁，而一旦访客报到后，系统就会发出E-mail通知当初预约的同仁，因此门禁管理人员也就不需像过去一样得透过内线电话通知员工并确认访客身份。

电子化应用提升整体效率

如此一气呵成的作业模式，是由亿光与研华共同讨论所完成的解决方案，这套称之为会议室及访客停车预约系统，采用研华的UTC-W101智能触控电脑、DSS-7142交互式信息站(Digital Signage Station)，以及专为亿光打造的软件程序所整合完成。蔡财源表示，过去我们总务部会把当日会议室使用情况以纸本打印后放在会议室前的架子上供员工确认之用，这种人工查阅的方式既无法实时更新使用情况也浪费了许多纸张与人力，如今有了预约系统，不仅省纸又环保，控管效率也大幅提升。而配合预约系统，亿光位在各楼层的会议室门旁都嵌入了一台10寸大小的UTC-W101平板电脑，不管是有外部访客参与的会议或是内部的员工会议，电脑上均会清楚显示会议时间、主题、预约人、分机、与Check-In/Time Out等数据，员工只要在会议开始前点选Check-In的选项，会议室的使用也就立即生效。同时藉由会议室前这种点选报到的概念，员工在个人的电脑上就能清楚得知那间会议室是可供使用的，而总务部的同仁也能清楚得知目前会议室的使用情况，日后更能透过报表来稽核会议室的使用效率。

贴心的服务，环保的应用

另外，研华的UTC-W101不但是把主机与屏幕整合在一起的硬件设备，美观的外型与触控的使用方式，也深获亿光员工的好评。蔡财源指出，研华这种All-in-One的电脑，省去了要为主机另外找放置空间的问题，现场的线路配置也更精简，而其厚薄度也正好适合嵌入会议室门边外墙上，并且这种触控点选方式不但省下纸张，在不需使用时亦可设定为关机状态，再加上其低耗能的产品特色，均能符合亿光追求环保生活的公司理念。

值得一提的是，42寸直立式的DSS-7142交互式信息站，是经过研华长久研究后，提出以190厘米最符合人体工学与视觉角度的硬件设计，供使用者建置一目了然的多媒体导览机，蔡财源说：「过去每当有重要贵宾来访，他们都会制作A3尺寸的立牌，但自从有了DSS-7142，这些作业都能透过这种电子立牌来完成，而且不再只局限于文字的欢迎词，照片、影像这类图档也更增添立牌可看性。」据一位亿光总务部的同仁表示，日前某国内大型集团的CEO来访时，看到交互式信息站后，除了直呼先进之外也深表赞许之意。蔡财源表示，亿光会充分运用这套软硬件设备的功能，以达到环保节能的公司资源管理，未来也会将此e化应用推广至亿光全球不同的据点。