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引进无害化模式 资安与效率一次到位的E-mail新型态

  • DIGITIMES企划
网擎信息(Openfind)资深产品经理郭欣羽。

无庸置疑,纵使新型态通讯工具应运而生,但由来已久的电子邮件并未因而消失,依旧与工作密不可分,藉由各种型式融入人们生活,只因相较其它工具,E-mail仍是事后追查的唯一有力凭据。

网擎信息(Openfind)资深产品经理郭欣羽认为,尽管电子邮件模式犹在,但本质型态已变,各方关注议题不再仅止于邮件,而须增添效率、资安等另两项关键元素。

先从效率说起,不少人都曾为了各项事务迟迟无法定案备感苦恼,故须将投票系统融入邮件服务,以提升决策效率;此外,多数人也曾为了调阅许久以前的邮件,耗费可观心力,因而需要好的备份归档机制,优化调信效率。

此外为了解决大档案传输困扰,使得档案连结分享、下载通知及误寄取消,成为重要功能项目,以利提升传档效率;对于营运触角伸及大陆的企业,如何消弭两岸联机的不稳定,确保所有信件确实送达彼岸,着实堪称值得关注的课题,因此两岸效率亦是一大重点;另为了提升沟通效率,企业亦须部署含有公私分明、内建同事列表、讯息快筛、聊天室内档案集中列表等特质的企业级实时通讯工具。

耕耘邮件市场近20年,现已在台北、东京与上海设置营运据点的Openfind,深知企业亟欲将前述攸关效率提升的新型态机制,融入电子邮件系统,故从善如流,根据前述种种需求,推出对应的功能与工具。郭欣羽指出,Openfind也对于另一大关键元素、也就是资安,投入深厚的著墨。

近年来,曾面临勒索软件深刻威胁的企业或个人多不胜数,因应这些接踵而来的新型态威胁,不管是勒索软件或其它型式恶意攻击,电子邮件系统皆有必要提供相关保护机制。

举例来说,曾有黑客瞄准台、美之间邮件往来的时差问题,伪冒美国客户身分,要求台湾企业更换汇款帐号,由于在信当中置入正确的事件、人名,乍看不像虚假邮件,所以台湾企业不疑有他,便依照对方请求处理,时隔多日后当正牌美国客户询问为何迟未汇款,才惊觉受骗上当。

邮件上云端  资安更强化

基于恶意邮件层出不穷,日本政府遂提倡「邮件无害化」政策,要求明年底以前所有地方政府均应落实;Openfind也将此一良善概念带进台湾,开始提供邮件无害化服务,主要精神在于「去芜存菁」,滤除邮件当中可能产生危害的杂质,将带有鲜艳色彩的邮件内容转化为黑白无华的风格,同时取消直接点击超级链接的功能,并将附档予以移除,仅萃取部分文字内容加以呈现,也一并知会该附件的档案名称与类型,便于企业争取时间确认真伪,避免骤然遭受钓鱼信件、病毒信件或勒索软件信件之威胁。

郭欣羽也提醒,多数企业通常仅设少数人力管理邮件服务,大大小小问题全都找上该少数人力,难免顾此失彼,既然邮件问题如此复杂且重要,不妨考虑托付给专业的云端服务厂商,裨益收到资安强化、硬件维护Effort低、专业服务团队辅助、更可享受最新且多样化的邮件新服务等众多效益。

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